Софтуер

Електронните документи в хартиения свят

Computer World

Концепцията за „безхартиен офис“ се появява за пръв път в края на 70-те години на миналия век. Сега, почти 40 години по-късно, и намирайки се в т.нар. Информационна епоха, е очевидно, че хартията няма скоро да напусне офисите. Същевременно обаче новите технологии оказват своето влияниe върху бизнесите, позволявайки постигане на повече ефективност, по-добро обслужване на клиента и т.н. Ето кои са някои от основните тенденции в областта на управлението на документи, с които се сблъскват компаниите през 2017 г.

Мобилност и облаци

Смартфоните и таблетите позволяват на работниците да прекарват повече време извън офиса. Следването на максимата, че „бизнес се прави при клиента“ обаче вади на бял свят най-големите недостатъци на хартията. Затова често компаниите се оказват принудени да внедряват различни софтуерни решения, които да позволяват на служителите да вършат работа в движение.

Тук е редно да се отбележи, че много хора смесват понятията за мобилност и облачни услуги. Въпреки, че почти винаги първото върви в комплект с второто, двете не са едно и също. Самото наличие на облачна услуга не означава непременно и възможност за удобна работа през мобилни устройства.

Все пак спокойно може да се твърди, че облаците революционализират документооборота по същия начин, както и бизнес софтуера. От гледна точна на документите тези технологии дават възможност за достъп до необходимото съдържание, независимо от местоположението.

Оптично разпознаване

Предимствата на електронните документи са известни. Специализираните за целта решения позволяват на служителите да са сигурни, че винаги имат достъп до най-актуална информация, търговците могат да сключват сделки и издават фактури на място и т.н.

Според изследване на IDC 80% от компаниите зависят поне отчасти от хартиения носител. 25% от работата на работниците на знанието е свързана с хартия. Т.е. тази практика продължава да доминира в офисите и много компании, виждайки потенциала например на електронните архиви или възможностите за намаляване на ръчното набиране на текст от страна на служителите си, търсят начини за съвместяване на двата свята. Решенията за т.нар. оптично разпознаване на символи (OCR) позволяват на компаниите да се възползват от широките възможности на електронния документооборот, продължавайки да работят с хартиени носители.

Най-видимият за служителите ефект от OCR е елиминирането на нуждата от повторно набиране на текст от хартиения носител. По данни на компании от бранша, на между 75-90% от работещите в офиси се налага да преписват данни от хартия на компютъра, като сумарното време за такива дейности може да бъде значително.

Следва: Свързаност и съвместна работа


Свързаност и съвместна работа

Все по-често решенията за оптично разпознаване на текст се предлагат окомплектовани с функции за автоматично извличане на определени данни и изпращането им към други системи. От една фактура например може да се взима информация за сумата и номера на артикула, чрез което да се ускори осчетоводяването, без да е необходимо „разнасяне“ на данни, какъвто е случаят с хартиените документи.

Освен чисто финансовия ефект, тук трябва да се добавят и възможностите за проследимост на процесите, включително съхранение на подробна информация за това кой служител какво е правил по дадения документ, както и какви са ангажиментите му.

Може да се каже, че в момента най-очевидният инструмент за координиране на съвместната работа върху даден документ е електронната поща, като този неин статус донякъде се оспорва от приложенията за бърз обмен на съобщения. И в двата случая обаче логиката е една и съща. При този начин на работа проследяването на промените, особено когато върху документа работят повече от двама души, е трудна задача. Осигуряването на единно социално пространство елиминира тези проблем. Доставчиците на съответните решения са наясно с това и вграждат в продуктите си съответните функционалности.

Електронни архиви

Съхраняването на информация в електронен вид вместо в традиционните папки може да е един от стимулите за поглежда не към дигиталните документи. В комбинация с вече споменатия OCR е възможно реализирането на подобни сценарий дори в средата на процеси, доминирани от хартията. Всъщност, и двата формата имат своите предимства и недостатъци. Кои обаче са силните страни на дигиталния архив и има ли случаи, когато все пак е по-удачна хартията?

Едно от основните предимства на съхраняването на информация в цифров вид е миниатюризацията – целият архив може да бъде събран на един хард диск (макар че е добре да бъде дублиран с цел сигурност). Много по-евтино е да се съхраняват документи в такъв отколкото във всякакъв друг вид. Цените на необходимите носители вървят надолу.

Лесната употреба на дигиталния архив е друго предимство. Няма място за сравнение между ровене из папките и просто търсене по ключова дума или дата, седейки пред компютъра. При една добре конфигурирана система намирането на търсения документ може да става чрез въвеждане на практически всякаква известна информация за него.

Важен фактор са и спестяванията от труд на служителите. Дейностите по намиране, управляване и унищожаване (например след изтичане на определен законов срок) на информация в цифров вид се автоматизират и от там разходите по тях са минимални.

Разбира се, преминаването към към дигитален архив може да има и недостатъци. На първо място трябва да се разбира, че конвертирането на документи от хартиен в цифров вид е скъпо занимание. То е свързано с подготовка, анализиране, както и проверка за това дали системата се е справила при разпознаването на текста. Според специалисти към всеки час сканиране на документи трябва да се добавят още 4 часа за тяхната подготовка. Също така при малък брой документи спестяванията от елиминирането на хартиения архив не биха оправдали разходите, необходими за конвертирането.

Налице са и рискове, свързани с поддръжката на софтуера и формата на документацията. При избора на дадено решения трябва да бъдат отчетени фактори като риска от това разработчикът на системата да спре да я поддържа поради каквато и да е причина. По отношение на формата пък е налице риск съхраняваните файлове да станат недостъпни след известно време. На всеки се е случвало да му се наложи да отвори например 10-годишен текстови файл или стара презентация на компютъра си и да установи, че например е налице проблем със стар шрифт. Редно е да се отбележи, че това е по-скоро хипотетичен сценарий, имайки предвид факта, че в момента Portable Document Format (PDF) е на практика стандарт за съхраняване на документи. Все пак, разработчиците от Adobe наясно с този риск и преди време излязоха с формата PDF/A (ISO 19005-1:2005), който е предназначен именно за дългосрочно архивиране.

С оглед на горното може да се каже, че хартията при определени условия може да се окаже победител от гледна точка на надеждността. Тя е много непретенциозен формат, като за достъп до информацията са необходими само чифт очи и светлина. Затова вероятно добра практика би била съхраняване на критично важната документация както на хартиен носител, с цел сигурност, така и в дигитален вид – с цел удобство.

Не на последно място, при работа с големи обеми сложна документация хората предпочитат хартията. В някои случаи отпечатаният документ може да е по-лесен за споделяне, особено ако става дума за голяма група от хора, работещи в екип на едно място.





© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997-2019 съгласно Общи условия за ползване

X