Софтуер

5 тенденции при управлението на корпоративно съдържание

Computer World

Въпреки че хартията надали скоро ще изчезне от живота на хората, общата тенденция е ясна. Същевременно дигиталното съдържание е нещо ново за компаниите и управлението му изисква от тях други навици и умения, а понякога дори реформиране на бизнес процеси.

Системите за управление на корпоративно съдържание (enterprise content management, ECM) дават възможност на компаниите да организират работата с електронна документация. Тя може да се състои от текстови файлове, електронни таблици, PDF-и и сканирани документи. Основните цели на тези софтуерни решения са: елиминиране на хартиения носител, ускоряване и подобряване на процесите, увеличаване ефективността на служителите, подобряване обслужването на клиенти и намаляване на рисковете.

От IDC са извели водещите 5 тенденции, които оформят управлението на корпоративното съдържание днес:


1. Съдържанието трябва да работи в контекста на бизнес процесите на конкретната организация

Водещите ECM системи позволяват лесна интеграция с решенията за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), за управление ресурсите не предприятието (ERP), за управление на човешките ресурси и друг бизнес софтуер.

Това дава на служителите достъп до необходимите документи, без да им се налага да ги търсят. ECM системите осигуряват на служителите всичко необходимо за взимане на дадено решение.


2. ECM решенията трябва да са сигурни, да предлагат криптиране и да предотвратяват достъп от страна на неупълномощени лица

Това включва адаптиране на водещи стандарти по отношение на сигурността и управлението на записи. Водещите решения са основани на правила за удостоверяване на самоличността и делегирана администрация.

Различните бизнес отдели могат да управляват достъпа на сътрудниците си независимо един от друг. Това означава, че чувствителната информация ще продължава да е конфиденциална в рамките на конкретното поделение. Личните данни за служителите ще е е достъпна за отдел човешки ресурси, а финансовите данни – за счетоводството.


3. Съдържанието да работи в контекста на потребителите в зависимост от тяхната позиция и естеството на работата

Някои ECM решения позволяват на организациите да конфигурират „изгледа“ на самите бизнес процеси в зависимост в зависимост от ролята на потребителя, така че работата му да бъде по-интуитивна. Това не само спестява време, но и може да намали или елиминира нуждата от специализирани обучения за ускоряване внедряването на технологията.


4. ECM решенията трябва да поддържат дистанционен достъп

Проучването на IDC показва, че все повече служители прекарват значителна част от времето си далеч от офиса. Модерните ECM решения трябва да предлагат съответните възможности – мобилни приложения за смартфони и таблети, така че хората да могат да работят дори когато са офлайн и не са свързани с корпоративната мрежа.


5. ECM решенията като услуга могат да бъдат полезни за много от клиентите

Клиентите искат искат системи, които са лесни за „подкарване“, без нужда от специализирана помощ, без необходимост от закупуване на допълнителен хардуер и т.н. Едно ECM решение като услуга (SaaS) може да предложи точно това. Абонаментният модел означава, че техническата част е поверена на трета страна.





© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997-2019 съгласно Общи условия за ползване

X