Ит Проекти

Информационната система Е-подем управлява ЕС проектите в общините

Владимир Владков

НСОРБ е създадено въз основа възможността, регламентирана в чл.9 на Закона за местното самоуправление и местната администрация, общините да се сдружават на доброволен принцип за решаване на общи въпроси и за постигане на цели от взаимен интерес. На 11 декември 1996 г. общините реализираха тази възможност за защитата на общите си интереси за поддържане и развитие на местното самоуправление с учредяването на Националното сдружение на общините в Република България, което има законови регламентираните правомощия да:

  1. Представлява своите членове пред държавните органи;
  2. Разработва предложения за промяна и усъвършенстване на правната уредба на местното самоуправление;
  3. Подготвя становища и предложения по проектобюджета на страната в частта му за общините;
  4. Осъществява контакти и взаимодействия със сродни организации от други страни, както и да членува в международни сдружения;
  5. Осъществява и други функции, определени със закон и с учредителния акт.

Предизвикателства, довели до необходимостта от ИТ проекта

След приемането на България в ЕС общините се стремят оптимално да използват средствата, предоставяни по различните оперативни програми на ЕС, като кандидатстват за финансиране и в последствие изпълняват проекти в областта на инфраструктурата, социалните дейности, културата, образованието, стимулиране на икономическите дейности на своя територия и в редица други области. Постепенно те натрупаха експертиза в управлението на проектите. Паралелно с това се очерта необходимостта от ефикасен инструмент, който да подпомогне тяхната работа в продължителния процес от кандидатстването за финансиране, през управлението на договорните взаимоотношенията с Управляващия орган на конкретната оперативна програма и с избраните чрез обществена процедура изпълнители, до окончателното приключване на подписаните договори. В продължение на целия процес по реализирането на проектите, ръководствата на общините и общинските експерти се нуждаят от оперативна информация за движението на финансовите потоци и спазването на договорените срокове. Не на последно място те трябва да разполагат с програмна възможност да създават и поддържат структуриран електронен архив на всички документи, свързани с даден проект, който да им бъде в помощ при текущите одити по проекта, както и при по-следващ одит в рамките на 5-те години след неговото приключване.

ВИЗИТКА НА ИТ ПРОЕКТА

Име на проекта: „Е-ПОДЕМ – европейски проекти, общински дейности и електронен мениджмънт”.

Възложител: Национално сдружение на общините в Република България (НСОРБ)

Изпълнител: „Технически университет – София–Технологии” ЕООД

Стартиране/приключване на проекта: 2014 г.- 2016 г.

Бюджет на проекта: 400 000 лв. без ДДС

Категория: Национални ИТ проекти, реализирани в обществения сектор – общинска власт

Цели и конкретни задачи

Проектът за разработване и внедряване на централизирана информационна система за „Управление и контрол на изпълнението на проекти по СКФ”, по договор № 48/13.03.2013 г. в изпълнение на проект № 0118-НСОРБ-1.10; BG161PO002-1.10.01-0001 „Е-ПОДЕМ – европейски проекти, общински дейности и електронен мениджмънт” се осъществява с финансовата подкрепа на ОП „Техническа помощ“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие.

Целта на проекта е да се създаде информационна система, която да се ползва безплатно от всички общини в процеса на управлението на проекти, финансирани по оперативни програми на ЕС. Тя трябва да обхваща всички етапи и процеси, свързани с тази дейност, да не натоварва общините със закупуване и поддържане на допълнителен софтуер, в това число на лицензирани операционни системи и специализирани платформи, да позволява по Интернет лесен достъп на общинските експерти с помощта на широко достъпните браузери при висока степен на информационна сигурност на създадените бази с данни.

ИТ решение

На отделните етапи изпълнението на от проекта системата създава база данни от структурирани записи както следва:

  • На етап „Подготовка на проект” се записват данните за: проектно предложение (ПП); екипи по проект; контрагенти към ПП; дейност; поддейност; етапи по проект; места на изпълнение; график на плащания на безвъзмездна финансова помощ (БФП); индикатори към договор; цели към индикатори.

  • На етап „Договор за БФП” всички посочени данни от „Подготовка на проект” се прехвърлят директно в базата данни на следващия етап, като се извършва корекция на тези от тях, при които е настъпила промяна. Допълнително могат да се въвеждат данни за евентуални анекси към договора за БФП и финансови корекции.

  • При наличие на процедура за избор на изпълнители по ЗОП, системата поддържа данни за: обявените конкурси; подадените оферти; комисия за класиране на офертите и нейните решения.

  • За подписаните договори с изпълнители се въвеждат данните за: договор с изпълнител; контрагенти по договора; възложени дейности; етапи на изпълнители; график на плащания към изпълнител; анекс към договор за изпълнител.

  • На етап „Изпълнение на проект системата проследява: авансови плащания; възстановяване на аванси; плащания за възложени дейности; възстановяване на разходи; финансови корекции. На базата на въведените данни системата предоставя оперативна информация за извършените към момента разплащания между бенефициент–изпълнител и Управляващ орган–бенефициент, дължимите суми, изпълнението на графика на дейностите между Управляващ орган–бенефициент и на графика по възложените дейности между бенефициент–изпълнител.

Към въведените данни на всеки от посочените по-горе етапи от проекта могат да се прикачат документи в различен формат, имащи определена връзка с тях. Така се създава електронен архив, чиято структура е свързана с определени етапи от изпълнението на проекта. Това позволява лесното им намиране и ползване в последствие.

Системата интуитивно води потребителите последователно от етап към етап и с това улеснява тяхната работа. Тя разполага с модул за управлението на задачите между членовете на екипа, работещ по проекта. Към всеки от тях ръководителят може да насочи задача, да определи срок за нейното изпълнение, както и да провери в какъв срок и в какъв обем тя е изпълнена.

Преди настъпването на срока за изпълнение на определена задача или дейност, системата насочва предупреждаващо известие към изпълнителя, както със запис в системата, така и на неговата лична електронна поща.

Системата има пълнофункционален модул „Деловодство“ чрез който може да организира управлението на изходящи, входящи и вътрешни документи.

Модул „Справки“ на системата позволява да се изготвят разнообразни справки по параметри, зададени от потребителя.

ИКТ инфраструктурата

Информационната система за управление на проекти е облачно базирана. Потребителите реализират достъпа си до нея по защитен канал, ползвайки някои от разпространените браузери. Всеки потребител има потребителско име и парола.

С потребителското име е свързана информацията от коя община е конкретния потребител, какви права на достъп са му предоставени и по данните на кой/кои проект/и може да работи.

Всяка община има своя обособена зона за съхранение на данните си в облака. Нейните служители, които имат съответните права, виждат само проектите на общината.

Ползвателите на системата в лицето на общините са освободени изцяло от ангажимента за осигуряване и поддържане на хардуер, изчислителен ресурс и дисково пространство, необходими за функционирането на системата. Те нямат задължение да осигуряват специализирани лицензирани платформи, върху които работят модулите на системата и по поддържането на функционалността на системата и нейното актуализиране при необходимост. Ползването на облачна инфраструктура, разположена в специализиран център за данни, в значителна степен гарантира защитата на натрупаната информация. Единственият ангажимент на потребителите е да усвоят работата със системата и да поддържат данните на проектите в нея в актуално състояние.

Сдружението консултира безплатно специалистите от общините за работа по проектите, които изпълняват и за работа със системата, чрез специалистите на своя Общински ресурсно-координационен център (ОРКЦ). Периодично по заявка от общините те организират практически курсове за работа със системата в Центъра за обучение на местните власти.

"Централизираната информационна система за управление на проекти подпомага процеса на управление на даден проект, като дава възможност за по-добра организация при управление на докуметооборота. Чрез нея се улеснява проследяването на изпълнението на отделните етапи на проектите и отчетността на дейностите. Има възможност да се изготвят справки и отчети с различни критерии за селекция, както и да се създават менюта за специфични потребители“, коментира Ива Георгиева от Община Златица.


Информационната система Е-подем управлява ЕС проектите в общините

© Владимир Владков, Computerworld.bg

Oбучение на експерти в община Пловдив, проведено в една от залите на общината. Лаптопите са на Центъра за обучение на местните власти на НСОРБ, намиращ се в с. Гергини, община Габрово.

Промени на бизнес процесите след реализиране на проекта

„Идеята и целта за създаване на такава система е много добро решение от страна на НСОРБ. Системата подпомага създаването на една много добра организация на различните етапи при изпълнението на проекта и междувременно създава на един много добър електронен архив. При нужда от справка по определен критерии или изработването на отчети, много лесно и бързо може да се изготви нужната информация“, коментира Миглена Рашева, младши експерт „ППМС" в Община Тополовград.

Функционалността на системата е в полза като на общинско ниво, така и на национално във връзка с определяне качеството и нивото на развитие на местните власти. Като отрицателна бележка посочваме двойното въвеждане, което се налага от експертите в общинска администрация в двете различни системи свързани с изпълнението на проекти, а именно работа с ИСУН 2020 и паралелно с това и с ИСУП”, допълва Милена Янъпова, младши експерт „НРПП" в Община Тополовград.


Информационната система Е-подем управлява ЕС проектите в общините

© Владимир Владков, Computerworld.bg

Обучение в учебната зала на Центъра на НСОРБ в Гергини.

„Програмата е достъпна и лесна за работа, разработена е добре, тя ти помага и подсеща за предстоящи задачи, а опита и уменията от нея ни помагат и за работа в ИСУН“, смята Цветелина Николовска, младши експерт в община Севлиево.

„ИСУП съдейства за подобряване ефективността на управлението на проекти в общините. Създаването на единна електронна база данни за проектната дейност осигурява достъп до актуална информация на всички потребители, позволява бързо систематизиране на необходимите данни. Системата пести време, труд и усилия за извършване на справки, създава по – добра организация на документооборота, улеснява комуникацията между служителите, подпомага процеса на управление и изпълнение на проектите“, обяснява Даниела Неделчева, младши експерт отдел „Програми и проекти“ в община Разград.

Общо 18 са регистрираните потребители от Община Варна във внедрената електронна система за управление на проекти в общините (ИСУП). Разработената по проект „Е-ПОДЕМ-Европейски проект, Общински дейности и Електронен Мениджъмънт“ система дава възможност да се проследява от самия екип развитието на даден проект, счетоводните дейности, които са изключително важна част от реализацията му, а съхраняването на електронни документи за всеки проект в съответните общини, както и наличието на актуална информация, гарантира публичност и прозрачност на работата по европроектите. Дарената по проекта техника също е от полза за ефективната работа на общините. Като препоръка бих отправила възможността част от информацията, внедрена в ИСУП по съответните проекти, да бъде достъпна за общините. По този начин ще може да се обмени опит, относно реализацията на съответните проекти, по които работят общини“, казва Росица Василева, старши експерт МПМ в Дирекция ЕНОП към Община Варна.

Eфект от ИТ решението

Информационната система за управление на проекти по ОП предоставя на специалистите от общините следните важни и полезни инструмента за управлението на изпълняваните от тях проекти, които не са налични в ИСУН 2020:

  • Управление на бизнес процесите при изпълнение на договорите между Управляващ орган – бенефициент и между бенефициент – изпълнител, в това число възлагане на задачи на членове от екипа и проследяване на тяхното изпълнение;

  • Създаване за общината на електронен архив от документи в различен формат, свързани с проектите, подредени в последователността на етапите през които минава тяхното изпълнение;

  • Създаване на оперативна справка за изпълнението на бюджета и графика по договорите между Управляващ орган – бенефициент и между бенефициент – изпълнител;

  • Запазване на историята за извършените последователни действия по проектите заедно с информация за извършителите;

  • Изпращане на предупреждение до конкретен изпълнител за наближаване срока на определено събитие или за необходимост от конкретно действие.

Информационната система за управление на проекти е комплексен специализиран инструмент за управление на всички процеси по изпълнение на проекти по оперативни програми на ЕС, предоставен за безплатно ползване на всички общини. Системата разполага с богата библиотека от данни за оперативните програми и техните структурни елементи, свързаните с тях индикатори и редица други. Те се избират от падащи менюта, което значително облекчава потребителите в процеса на въвеждане и намалява допускането на грешки.

Въвеждането на номенклатурите става централизирано без ангажиране на потребителите.

По своя замисъл и реализация ИСУП е предназначена за едновременно ползване от голям брой потребители (в момента от 265 общини и районните администрации в три от тях). Нейното облачно базиране позволява достъпа до нея да става по Интернет през браузер, без необходимост от инсталиране на локални програмни продукти или настройки на работното място на конкретния потребител.

Изпълнението на изискванията за защита на данните от злонамерени атаки, за периодично архивиране на данните, създаване на резервни копия и други функции по защита на данните се поемат от центъра за данни, инфраструктурата и системите за защита на облака. Потребителите са напълно освободени от тези ангажименти.

Информационната система създава обща за всички потребители база данни за дружества и физически лица, които са изпълнители по проект или кореспонденти по преписки. След еднократното въвеждане на техните данните отпада необходимостта от повторното им въвеждане от другите потребители.

ИСУП дава възможност на ръководителя на всеки проект да организира работата на екипа чрез поставяне на задачи и срокове и проследяване на изпълнението им. Системата информира за това съответния изпълнител с вътрешен запис и съобщение на неговата електронна поща.

Системата позволява създаването на електронен архив от документи, свързан към всеки конкретен проект. Това подпомага организирането на вътрешния контрол и подпомага провеждането на външните одити. При напускане на член от екипа, лесно може да се установи каква част от възложената му работа е свършил към момента на напускане.

ИСУП дава възможност за оперативно проследяване в таблична форма изпълнението на договорените финансови отношения и сроковете за изпълнение на заложените дейности в договорите между УО-бенефициент и бенефициент-изпълнител/и. Таблиците могат да се експортират в XLS и CSV формати.

Ползвайки въведените данни в системата потребителите могат да получават справки със зададена от тях структура.

Възвръщаемостта на направените инвестиции

за разработване и внедряване на системата е косвена и се реализира при нейните потребители - общините. Изразява се в по-добро управление на процесите за изпълнението на проектите на общините, създаване възможност за ефективен оперативен контрол не само на ниво Управляващ орган–бенефициент, но и при дейностите бенефициент–изпълнител. Същевременно наличието на добре структуриран електронен архив от документи, свързани с даден проект, позволява обективно да се провери съответствието между документалните факти и въведените данни по всяко време от живота на проекта (текущо изпълнение или времето след неговото приключване). Това подпомага контрола от страна на ръководството на общината и процеса на одитиране при различните фази от проекта.

Потенциал за развитие

ИСУП е разработена и внедрена преди да бъде изчистена концепцията за ИСУН 2020. По тази причина, както и поради факта, че до края на 2015 г. ИСУН 2020 не предоставя възможност за обмен на данни с други системи, се налага на този етап определени данни да се въвеждат паралелно в двете системи. Това създава неудобство за потребителите. Наложително е, а това е изискване и от Закона за електронно управление, ИСУН 2020 да се отвори комуникационно. Това е в интерес на потребителите на двете системи тъй като, както е посочено по-горе, ИСУП дава допълнителни полезни инструменти в ръцете на изпълнителите на проекти. Това е едно на направленията, но не единственото, за нейното надграждане.

ИСУП е гъвкава система както по отношение броя на потребителите, така и по отношение на видовете проекти, които могат да се управляват през нея. Към настоящия момент тя е достъпна за 300 общински администрации в т.ч. 265 общини и допълнително районните администрации на Столична община, Пловдив и Варна. Всяка община може да включи необходимия брой специалисти за работа по проектите й без ограничение. Обстоятелството, че системата е облачно базирана позволява лесно при необходимост да се увеличат изчислителната мощност и дисковото пространство за съхраняваните данни, без това да ангажира с нещо допълнително потребителите.

Системата за управление на проекти по ОП е внедрена за ползване във всички 265 общини и районните администрации на Столична община, Пловдив и Варна. По заявка на общините се провеждат периодични обучения на общински специалисти за работа с нея.





© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997-2019 съгласно Общи условия за ползване

X