Ит Проекти

ИСУН 2020: адекватна система за управление на оперативните програми

Владимир Владков

Основни дейности на организацията възложител

Дирекция „Системи за управление на средствата от Европейския съюз“ (СУСЕС) в администрацията на Министерския съвет осигурява развитието, управлението и поддръжката на информационните системи за управление и наблюдение на средствата от Структурните инструменти на ЕС в Република България (ИСУН) за програмните периоди 2007 - 2013 г. и 2014 - 2020 г. и изготвя образци на документи, свързани с изпълнението на оперативните програми, използвани в системите. При изпълнение на тези функции, дирекцията предоставя ИТ услуги на всички лица, имащи отношение към управлението и контрола на средствата от ЕС и отговаря за развитието на информационните системи за управление на средствата от Европейския съюз, като гарантира тяхната наличност, надеждност и сигурност. Тя е част от Централното координационно звено, което осигурява хоризонталното взаимодействие между различните органи, ангажирани с усвояването на Европейските структурни и инвестиционни фондове в България.

Визитка на ИТ проекта

Име на проекта: Осигуряване функционирането на ИСУН 2020

Възложител: Дирекция „Системи за управление на средствата от Европейския съюз” в Администрацията на Министерския съвет

Изпълнител: ДЗЗД „ИСУН 2020”, включващ фирмите „Абати“ АД и „Ню Ай“ АД

Стартиране/приключване на проекта: 29.07.2014 – 30.10.2015 г.

Бюджет на проекта: 1 661 138,94 лева с ДДС, финансиран по ОП „Техническа помощ“.

Категория: Национални ИТ проекти, реализирани в централната администрация

Дирекция СУСЕС направлява процеса по въвеждане и актуализиране на информацията в системите за управление на средствата от ЕС, като за целта изготвя методически указания, прави проверки за достоверността и навременното въвеждане на информацията в тях, осигурява оперативната съвместимост между системите и с други информационни системи, използвани от административните структури на изпълнителната власт.

В сферата на управление на средствата от ЕС съществуват сродни организации, които са отговорни за функционирането на информационни системи с подобна насоченост – Звено ИСАК към Държавен фонд „Земеделие“ и ГД „Управление на териториалното сътрудничество“ към Министерство на регионалното развитие и благоустройството. За разлика от посочените организации, дирекция СУСЕС се стреми не само да обезпечава функционирането на съответните информационни системи, но и спомага за оптимизацията и уеднаквяването на процесите по управление оперативните програми. Същевременно дирекция СУСЕС изпълнява функцията на звено за техническа поддръжка (Helpdesk) и оказва съдействие на потребителите на ИСУН и ИСУН 2020 при работа със системите на кандидати, бенефициенти, служители на управляващите органи, Сертифициращия орган, Одитния орган и други.

Бизнес предизвикателства, довели до необходимостта от ИТ проекта

Съгласно европейското законодателство всяка държава-членка е необходимо да изпълни определени условия, за да получи достъп до европейските структурни и инвестиционни фондове, които на европейско ниво са над 350 млрд. евро. Едно от тези условия е наличието на адекватни системи за управление и контрол, част от които е информационната система за управление, изпълнение, наблюдение и контрол на оперативните програми, финансирани от ЕСИФ. Функциониращата система е съществено изискване и условие, без което оперативните програми не могат получават средства от ЕС за изпълняваните проекти.

Второто условие в областта на информационните технологии, което всяка държава-членка следва да изпълни до 31.12.2015 г. съгласно Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17.12.2013 г. е да гарантира електронен обмен на информация между всички актьори в процеса по управление на проектите и програмите – бенефициенти, управляващи органи, сертифициращ и одитен орган. Регламент 1303 от 2013 г. определя общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство, определя и общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство.

В периода 2007-2013 средствата от европейските фондове са 9% от общите бюджетни разходи, но те допринасят за 80% от публичните инвестиции. Нетният ефект от прилагането на европейските фондове върху българската икономика за периода 2007-2013 г. е положителен. Реалният БВП в края на 2015 г. е с 10,1% по-висок отколкото в сценарий, в който България не разполага с възможност да инвестира средства от фондовете. Ефектите, оценени с макроикономическия модел SIBILA, показват благоприятно въздействие по отношение на конкурентоспособността на икономиката с кумулативното нарастване на обема на частните инвестиции с 32,8% към края на 2015 г. спрямо сценария, в който европейските фондове отсъстват. Налице е положително нетно въздействие върху бизнес индикаторите на предприятията. Към края на 2015 г. коефициентът на безработица в страната е с 6,2 процентни пункта по-нисък отколкото би бил без притока на европейски средства – това означава около 30% по-малко безработни лица, като в същото време броят на заетите нараства с 14,4% към края на 2015 г. (близо 372 хил. повече заети лица).

Ако за сегашния период липсва информационна система или тя не отговаря на изискванията на регламента, България няма да получи достъп до над 8 млрд. евро за периода 2014-2020 г. и положителните ефекти от тях за гражданите и бизнеса. За България това би означавало спад в икономическото развитие, увеличаване на безработицата и задълбочаване на регионалните различия.

Цели и конкретни задачи

Общата цел на проекта е „усъвършенстване на координацията, контрола, прилагането и оценката на Структурните фондове и Кохезионния фонд в България в периода 2014-2020 г.“, като специфичните цели са:

  • Осигуряване функционирането на информационна система за управление и наблюдение на средствата от ЕС (ИСУН 2020), която да бъде използвана през програмния период 2014-2020 г.;
  • Осигуряване спазване на изискванията на европейското и националното законодателство относно изискванията към информационните системи до 31.12.2015 г.

Конкретните задачи, които се изпълняват с реализацията на проекта, са:

  • облекчаване на административната тежест в процеса на кандидатстване по програми, финансирани от ЕС;
  • облекчаване на административната тежест в процеса на отчитане на проекти, финансирани от ЕС;
  • ускоряване на процесите по оценка на проектни предложения и верификация на искания за плащане от бенефициентите;
  • подобряване на публичността при разходване на средствата от ЕС;
  • намаляване на разходите свързани с кандидатстване, отчитане, управление, наблюдение и контрол на средствата от ЕС;
  • оптимизация на използваните ресурси – материални, финансови и човешки.

В рамките на изпълнение на проекта е следвана стандартната методология за управление на проекти, като успешно бяха преминати основните групи процеси: стартиране, планиране, изпълнение, наблюдение и контрол и приключване на проекта.

Постигнати са поставените задачи, като до 30.10.2015 г. са разработени и внедрени всички първоначално предвидени функционалности на ИСУН 2020. За постигането на посочените цели са реализирани следните функционалности:

  • електронна комуникация между бенефициент, управляващ орган, сертифициращ орган и одитен орган;
  • опростен и електронизиран процес на кандидатстване;
  • улеснено електронно отчитане с потребителско име и парола, без нужда от електронен подпис;
  • унифициран формуляр за кандидатстване, формуляр за бюджетна линия, формуляр на Искане за плащане, формуляр на Финансов отчет, формуляр на Технически отчет и отчет за извършена работа на ниво служител (Timesheet);
  • въведена електронна оценка на проектни предложения;
  • въведена електронна верификация на подадени отчети;
  • реализиран интерактивен публичен модул с подобрена графична визуализация и ежедневна актуализация;
  • съобразени са основните принципи, залегнали в Регламентите: 
  1. “Only once” Encoding Principle – веднъж въведени данни, да не се изискват отново; 
  2. Interoperability – данните, въведени в системата, да могат да се ползват от различни потребители в рамките на една оперативна програма; 
  3. Electronic Audit Trail – всички документи да са налични съобразно европейското и национално законодателство; 
  4. Data Integrity and Confidentiality – да се осигури сигурност при съхранението на данните от момента на тяхното генериране; 
  5. Sender Authentication – всеки потребител да може да бъде идентифициран съобразно ползваните от него потребителско име, парола и/или електронен подпис; 
  6. eStorage – осигуряване на достатъчно пространство в системата за съхранение на всички налични данни. 

ИТ решение

Информационната система е уеб базирана. За работа с нея е необходимо единствено достъп до интернет, без да е нужно да се инсталира специален софтуер. Първоначално ИСУН 2020 обхваща цялостното управление, изпълнение, контрол на 8 от оперативните програми в България, а именно:

  • Транспорт и транспортна инфраструктура;
  • Околна среда;
  • Региони в растеж;
  • Иновации и конкурентоспособност;
  • Наука и образование за интелигентен растеж;
  • Развитие на човешките ресурси;
  • Добро управление;
  • Храни и/или основно материално подпомагане.

В хода на изпълнението на проекта беше взето решение, да се създаде възможност за включване при необходимост и на други програми, до толкова до колкото техните процеси съответстват на системата. В момента, е предвидено разширението на системата, така че да обхване и Програмата за морско дело и рибарство, а са получени и искания от други програми да използват разработените функционалности.

Системата е разделена на няколко компонента:

  • Вътрешна система – предназначена е за Централното координационно звено, всички Управляващи органи, Сертифициращия орган, Одитния орган. Потребителите от тези организации са над 1500. Посоченият компонент обхваща пълния набор от функционалности за институциите, извършващи мониторинг и контрол на средствата от ЕС;

  • Електронно кандидатстване – предназначена е за кандидати и консултантски организации и обхваща процеса по подготовка и подаване на проектно предложение, както и процеса по комуникация с оценителната комисия. Към настоящия момент за периода от нейното създаване са регистрирани над 10 000 лица. Очаква се тяхната бройка да нарасне значително, като това ще са всички централни и общински администрации (министерства, агенции, комисии, областни администрации, общини и други), компании и неправителствени организации на територията на страната, училища и лечебни заведения;

  • Електронно отчитане и комуникация - предназначена е за бенефициенти, служители на бенефициента, консултантски организации и обхваща процеса по подготовка и подаване на отчетни документи, както и процеса по комуникация на бенефициента с управляващия орган, сертифициращия орган и одитния орган. Наред с това в рамките на посочения компонент е разработена и функционалност, позволяваща на бенефициентите да обявяват по електронен път процедури за избор на изпълнители за поръчки, за които се изискват само оферта;

  • Публичен модул - поддържан на български и на английски език. Той предоставя ежедневно актуализирана информация за постигнатите резултати. Информацията се визуализира чрез интерактивни таблици и графики за изпълнението на програмите и обявените поръчки за избор на изпълнител. Сайтът на публичния модул разполага и с мобилна версия, което напълно отговаря на потребностите на различните целеви групи (бенефициенти, консултанти, медии, представители на държавните институции и Европейската комисия) в динамична среда.

В рамките на процеса по планиране и изпълнение на проекта бяха извършени консултации с всички заинтересованите страни и потенциални потребители на системата – кандидати, бенефициенти, Управляващи органи, Сертифициращ орган, Одитен орган. Беше осъществено публично тестване на функционалностите за електронно кандидатстване, електронно отчитане и електронна комуникация, а при реализирането на всеки модул от вътрешната система се извършваше предварително тестване от страна на контролните органи, които ще използват съответните функционалности. Получените препоръки и коментари бяха отразени във финалната версия на системата.

ИКТ инфраструктура на системата

ИСУН е изградена върху централизирана структура и бази от данни. Достъпът на потребителите до системата е уеб базиран (чрез стандартен уеб браузер на потребителските работни станции). Понастоящем системата е изградена на база на технологии на Microsoft (MS .NET, MS SQL, MS IIS). За новия програмен период 2014 – 2020 г. е необходимо да се доразвият съществуващите и да се въведат нови функционалности съобразно изискванията на ЕК за „Информационната система за управление и наблюдение” на средствата от структурните инструменти на ЕС в България.

Използваната хардуерна и софтуерна платформа за развитие на системата е посочена в долната таблица.

Хардуерна платформа

Intel – базирана

Операционна система

Microsoft Windows 2012R2 Server, или по-високи версии;

База данни

Microsoft SQL Server 2014 , или по-високи версии

Софтуерни технологии

ASP.NET технологии за работа в Интернет, Microsoft .NET Framework 1.1, 2.0, 4.0, SOAP, Microsoft .NET Enterprise Services, Windows Workflow Foundation, XML, JSON, HTML и Microsoft Office, MS SQL Reporting Services, MS SQL Analysis Services.

Дизайнът на системата е наложен от изисквания на системно и приложно ниво по отношение разработване, внедряване и обслужване на ИТ услугата ИСУН 2020 и включва следните среди:

  • Продуктивна (работна) среда;

  • Тестова среда;

  • Среда за обучение.

Физическата архитектура на системата е представена в следната схема:

Като допълнение към Вътрешната система са създадени интерфейси с Търговския регистър, БУЛСТАТ, Централния регистър на неправителствените организации в обществена полза и SAP. Предвижда се разработването на връзки и с други информационните системи.

Как се ползва новата ИТ система?

Считано от 30.10.2015 г. в експлоатация е въведен пълният набор от функционалности на ИСУН 2020. Въпреки факта, че ИСУН 2020 представлява нова информационна система и потребителите нямат все още натрупан опит, масово са налице положителните коментари за нейното функциониране. Първите отзиви от различни групи потребители явно показват, че реализираните функционалности подпомагат и улесняват работата различните заинтересовани страни:

„Последният ден на кандидатстване никога не е преминавал толкова спокойно, без опашки и без изнервени хора“, коментира служител от УО на ОПИК.

„Много улеснява кандидатстването. Вече редовно ще подавам проектни предложения, без да се натоварвам с излишна бюрократщина“, заявява кандидат по процедура на ОП РЧР.

„Изключително съм доволна. Процесът на оценка на проекти, никога не е бил толкова лесен“, споделя оценител в оценителна комисия.

„Благодаря за бързата реакция и съдействието! Поздравления за чудесното функциониране на системата“, казва кандидат по процедура на ОП РЧР.

„Искрени благодарности за бързия и изчерпателен отговор! Радваме се, че освен добра софтуерна система, която улеснява процеса по кандидатстване, можем да разчитаме и на добра и своевременна обратна връзка!“, коментира кандидат по процедура на ОП РЧР.

Как се промениха бизнес процесите в организацията?

ИСУН 2020 не е просто система, създадена във връзка с изискванията на ЕС за електронен обмен на информацията, свързана с усвояването на средствата от фондовете на ЕС за програмен период 2014-2020. Още в процеса на разработване на системата тя се превърна в ключов инструмент за оптимизиране на процесите по управление на средствата от ЕС и намаляване на административната тежест за всички участници в процеса.

Чрез разработването и въвеждането на нови функционалности и надграждане на съществуващи е изградена среда, която да подпомага и улеснява всички участници в управлението на европейски средства, като се уеднаквяват основните работни процеси на отделните управляващи органи, стандартизират се основните използвани документи и се въвежда използването на структурирани данни, които се наследяват автоматично в различни етапи от проектния цикъл. Системата осигурява електронна комуникация между различните страни и автоматичен обмен на информация с други електронни регистри в страната.

Всичко това създават реални предпоставки за значително намаляване на административната тежест за всички участници в процеса по усвояване на средствата от ЕС, минимизиране на хартиения документооборот, съкращаване на времето за обработване на информацията и гарантиране на публичност и прозрачност при усвояване на средствата.

Eфект от ИТ решението

Новото ИТ решение значително подобрява ефективността на работата на заинтересованите страни. Системата е достъпна 24 часа, 7 дни в седмицата. Тя е гъвкава и удобна за ползване, като за работа с ИСУН 2020 не са необходими специални знания и умения в областта на информационните технологии. Основният принцип, върху който е изградена системата, е непосредствена работа и въвеждане на информацията при генерирането й, без да се налага нейното повторно въвеждане от други участници. Голяма част от данните в ИСУН 2020 се въвеждат в структуриран вид, което улеснява тяхно използване при извършването на анализи и взимането на информирани управленски решения.

В системата са създадени контроли, които сигнализират за липса или некоректност на въведената информация, което води до намаляване на отпадналите проектни предложения на първия етап на оценката. От друга страна, системата не позволява да се манипулират данните, като нито една информация, въведена в нея, не може да се изтрие. За да я редактира или скрие, е необходимо потребителят да въведе основанието за това, запазва се одитна следа за извършеното действие, което намалява нередностите и измамите и съответно повишава доверието в институциите. Всички действия се записват и в случай на необходимост може да се изведе информация кое лице какво действия е извършвало в системата.

Въвеждането на електронно кандидатстване, електронна оценка и електронно отчитане водят до оптимизация на ангажираните с тези действия човешки и финансови ресурси за транспортни разходи, административни разходи и експертно време.

От май 2015 г. до 3 декември 2015 г., използвайки ИСУН 2020 са подадени 5476 проектни предложения. По някои процедури само за един ден са подадени над 700 проекта. До този момент през процеса на оценка са преминали над 1000 проекта. Извършен анализ показва, че само в рамките на процеса на кандидатстване са спестени следните ресурси:

  • Около 130 дървета;
  • Над 130 000 литра вода;
  • Над 55 000 kW/часа електричество;
  • Над 115 барела нефт;
  • 7,45 тона въглеродни емисии;
  • Над 520 кг отпадъци;
  • Работа на служители на Управляващите органи – над 1000 човекодни;
  • Над 100 кв.м. архивна площ.

За периода са обявени 95 процедури за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, а близо 11 000 са регистрираните потребители за електронно кандидатстване. Стандартизирани са формулярите за кандидатстване и те имат един и същи изглед, независимо от оперативната програма, за която се отнасят.

Извършен предварителен независим анализ на различните варианти за развитието на системата показва, че при извършени инвестиционни разходи в размер на 1.7 млн. лева и при възприета дисконтова норма от 5%, инвестицията ще бъде възстановени още на първата година от функционирането на системата в оптимизиран вид, а за периода 2015-2019 г. ползите ще възлизат на над 13 млн. лева или финансовите ползи за периода ще бъдат близо 10 млн. лева. В този случай, възвръщаемостта на инвестициите (ROI) само за първата година възлиза на около 250%, а за 5 годишен период показателят се повишава до 600%. При изчисляването на посочените ползи се взимат предвид единствено финансово измерими показатели, включващи разходи за консумативи и куриерски услуги, без да се взимат предвид разходите за труд, спестено време и екологичните ползи.

Потенциал за развитие

Информационната система има модулна структура, което позволява нейното своевременно надграждане. Планира се системата да бъде текущо доразвивана и подобрявана като основни насоки при тази оптимизация са:

  • Изграждане на цялостна система за управление на бизнес процесите;
  • Съкращаване на необходимото време за извършване на определени процеси;
  • Подобряване на потребителския интерфейс на ИСУН 2020 за улесняване на потребителите на системата;
  • Подобряване на публичността при управление на средствата от ЕС;
  • Подобряване на аналитичните и прогностични функции на ИСУН 2020;
  • Автоматизирано използване на информацията и данните налични в други публични регистри и бази данни;
  • Предоставяне на отворени данни в реално време.

ИСУН 2020 е широкообхватна управленска информационна система в областта на усвояване на средствата от ЕС, която може да бъде използвана като успешен пример за други присъединяващи се държави и/или кандидати за членство в Европейския съюз. От мултипликационна гледна точка системата може да бъде използвана с минимални допълнителни настройки от държавни и общински институции при управлението на разпределения им публичен ресурс и при управлението на този ресурс на проектен принцип. В системата са заложени основните процеси свързани с управлението на проекти, което позволява употребата и́ не само за всички програми, финансирани от ЕС, но и за управлението на проекти с публично финансиране. По този начин ще се гарантира прозрачността и качеството на изпълняваните от съответната организация проекти.





© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997-2019 съгласно Общи условия за ползване

X