Ит Проекти

ИТ решението Фокус Куриер автоматизира дейностите в Ин Тайм

Владимир Владков

От самото си създаване през 1990 г. Ин Тайм ООД е оторизиран представител на UPS за България. Към момента компанията има 35 офиса в България и 100% покритие на територията на страната. Ин Тайм е пионер в областта на експресни куриерски услуги на вътрешния пазар. Компанията обслужва пратки изцяло със собствени средства, като по този начин предлага широка гама от услуги с гъвкави транзитни времена.

Основни предизвикателства, довели до необходимостта от ИТ проекта

Към края на 2012 г. Ин Тайм ООД разполага с цялостна софтуерна и ИТ инфраструктура, която все по-трудно отговаря на динамичните изисквания на бизнеса, налагани от променящата се пазарна среда. Доработката и разширяването на тези системи с цел въвеждането на нови функционалности се оказва сложно и неоправдано от финансова и технологична гледна точка.

През 2012 г. мениджмънтът на Ин Тайм ООД взима стратегическо решение за подобряване на резултатите на компанията като увеличи пазарния си дял в сегментите на бизнес и крайните потребители и повиши качеството на услугите, което съответно да повлияе положително и върху удовлетвореността и лоялността на клиентите. Конкретните бизнес предизвикателства бяха:

  • Повишаване ефективността на вътрешните процеси по обработка на пратки;

  • Повишаване ефективността на обслужването на клиентите и подобряване на тяхната удовлетвореност;

  • Предоставяне на възможност служителите на Ин Тайм ООД да имат достъп до всички бизнес процеси и данни в единна информационна система, в зависимост от ролите им в компанията;

  • Стандартизиране и унифициране на процесите в компанията, независимо от локацията (централен офис, регионален офис, център за дистрибуция, куриерски офис);

  • Стандартизиране и унифициране на адресите на клиентите с цел качествено изпълнение на куриерските услуги и минимизиране на грешно доставените пратки;

  • Поддръжка на различни групи клиенти – възможност за индивидуален подход към всеки клиент като отстъпки и други;

  • Безпроблемна поддръжка и навременно обновяване на ценовата политика една стъпка преди конкурентите и пазара;

  • Следене в реално време на пратките и техния статус;

  • Възможност за внедряване на специфични процеси, например наложен платеж и обратни разписки;

  • Следене в реално време на бизнес показателите с оперативни инструменти за отчитане на най-важните параметри;

  • Автоматизация на ръчни процеси – прилагане на технологични средства за етикиране, маркиране и печатане.

ВИЗИТКА НА ИТ ПРОЕКТА

Име на проекта: „Фокус Куриер“

Възложител: Ин Тайм ООД

Изпълнител: „Скейл Фокус“ АД

Дата на стартиране/дата на приключване на проекта: 29.11.2012 – 31.07.2014

Бюджет на проекта: 686 925,97 лв.

Категория: Национални ИТ проекти, изпълнени в корпоративния сектор)

Конкретни стъпки за реализиране

За постигане на тези цели Ин Тайм извърши вътрешен анализ за избор на подход за изпълнение и интегратор на ИТ/софтуерно решение. Основните критерии за избор на ИТ платформа са:

  • Възможност за безпроблемно внедряване на специфичните бизнес процеси на компанията, чиято реализация с готово ERP решение би наложила значителна инвестиция и усилия за доработка;

  • Насочване на инвестицията за покриване на бизнес изискванията;

  • Отворена платформа с възможност за стандартизирана интеграция с други информационни системи, мобилни терминали и т.н.;

  • Мащабируемост – възможност за увеличаване на капацитета на системата без софтуерни ограничения, само с добавяне на хардуер;

  • Сигурност – ползване на платформи и технологии, които позволяват многослойни архитектури за внедряване във вътрешни мрежи, в частен облак, в IaaS среди и други, без компромис към изискванията за сигурността на информацията;

  • Ползване на корпоративни технологии;

  • Производителност и работа при голямо натоварване – платформата трябва да позволява обработка на големи обеми от данни (например фактури с хиляди позиции) и с много едновременно вписани потребители;

  • Възможност за автоматизирано превантивно наблюдение и поддръжка с цел гарантиране на договорените параметри на нивото на обслужване с бизнеса (SLA).

Стремежът на мениджмънта на Ин Тайм ООД да е в унисон с пазарните тенденции и да предусеща бъдещите нужди, наложи изискванията към начина на внедряване на решението – ползването на agile методологиите за управление на проекта. За реализацията на проекта Ин Тайм инвестира собствени средства в комбинация със субсидии по ОП „Развитие на конкурентоспособността на българската икономика“, която финансира част от необходимите средства. След внимателен подбор компанията избира за свой партньор по внедряването на ИТ решението ScaleFocus - българска компания, специализирана в предоставянето на ИТ консултантски услуги, внедряването и разработването на софтуерни решения.

ИТ решение

Специализираното ИТ решение, което ScaleFocus внедрява в Ин Тайм съчетава в единна информационна система всичките бизнес процеси по дейностите за осъществяване на куриерски услуги. Системата „Фокус Куриер“ е уеб базирана и позволява автоматизирана обработка на товарителници, проследяване на пратки и фактуриране, и отчитане на услугите. Основните функционалности са:

  • Проследяване движението на пратката от нейното поръчване до доставянето й до крайния получател;

  • Генериране, обработка и обмен на финансови документи;

  • Гъвкава поддръжка на клоновата мрежа и управление на транспортни маршрути;

  • Интеграция със счетоводни системи - системният модул позволява обмяната на фактури с външни счетоводни системи;

  • Система за управление на клиенти, позволяваща индивидуално тарифиране, организиране и поддръжка на клиентски кампании;

  • Автоматично генериране на справки, позволяващо адекватно и своевременно проследяване на дейността на бизнеса.

Системата се състои от следните основни софтуерни и хардуерни компоненти (Фиг. 1):

  • Специализирана система за оперативно управление на куриерска фирма „Фокус Куриер“;

  • Софтуер за сървърна виртуализация;

  • Софтуер за релационна база данни;

  • Софтуерна система за автоматизирано превантивно наблюдение и управление;

  • Сървърна конфигурация;

  • Мобилни сканиращи устройства;

  • Мултифункционални системи за сканиране, дигитализация и обработка на данни.

Фигура 1

При внедряването и доразработването на „Фокус Куриер“ ScaleFocus заложи на съвременни софтуерни технологии и архитектура, приложими за корпоративния сектор (Фиг. 2).


ИТ решението Фокус Куриер автоматизира дейностите в Ин Тайм

© Владимир Владков, Computerworld.bg

Фигура 2

„Фокус Куриер“ ползва многослойна архитектура и е базирана основно на Java EE технологии. Всеки слой е реализиран на базата на framework компоненти. При изпълнението и управлението на проекта са ползвани съвременни методологии и инструменти за управление на софтуерни проекти. Спазвани са необходимите процеси за качествено изпълнение. След пускане в експлоатация „Фокус Куриер“ премина в режим на поддръжка, която се извършва автоматизирано чрез специализирана система за наблюдение и управление. “Фокус Куриер“ е жива система и се обогатява и доразвива с нови функционалности. Бизнес реалността налага гъвкавост и навременна реакция при промени“, казва Цветелина Ковачева, мениджър на проекта от страна на ScaleFocus.


ИТ решението Фокус Куриер автоматизира дейностите в Ин Тайм

© Владимир Владков, Computerworld.bg

Eфекти от ИТ решението

“Решението, което ScaleFocus внедриха за Ин Тайм, ни помогна да повишим приходите си с 14% на годишна база, тъй като успяхме да оптимизираме оперативните си разходи. Някои от най-полезните функционалности за нас са улесненото въвеждане на нови товарителници, удобното прехвърляне на данните от баркод четеца в системата, добра видимост върху различните паричните потоци като наложени платежи, застраховки и куриерски услуги чрез прегледни справки“, сподели Атанас Белопитов, финансов мениджър на Ин Тайм.


ИТ решението Фокус Куриер автоматизира дейностите в Ин Тайм

© Владимир Владков, Computerworld.bg

Белопитов заяви още, че „Фокус Куриер“ спомага за по-ефективната комуникация в екипа на Ин Тайм и прозрачността на работата, с което се подобрява качеството и бързината на извършваните услуги. „Системата допринесе за 100% изпълнение на поставените цели, като по този начин рефлектира и върху увеличение на пазарния дял на Ин Тайм в страната и чужбина. “За мен най-силното предимство на цялостното ИТ решение, което ScaleFocus предложиха, е възможността за мултиплицирането му и на други пазари, където Ин Тайм работи или възнамерява да разшири дейността си.“

Ефективността на системата се потвърждава и от постигнатите резултати по време на използването й:

  • Унифициране на бизнес процесите в цялата компания. „Фокус Куриер“ се ползва успешно от всички над 300 потребители;

  • Подобряване на нивото на обслужване на клиентите чрез минимизиране на несъответствията във всекидневната работа;

  • Ускорена обработка на обратни разписки и плащания;

  • Подобрен механизъм за дефиниране на индивидуални тарифни планове, който ускорява регистрирането на нови и редактирането на съществуващи клиенти;

  • Намаление на оперативните разходи и намаляване времето за обработката и изпълнението на една заявка;

  • Увеличение на добавената стойност - системата подпомага доброволното идентифициране на нови транспортни варианти, което генерира значителни икономии за компанията.

Новата система намалява значително оперативния риск за бизнеса на Ин Тайм, тъй като има високо ниво на наличност, резервираност, сигурност и позволява превантивна автоматизирана поддръжка. Предоставя се и неограничена мащабируемост и възможност за добавяне на нова функционалност по отношение на специализирания софтуер – той е реализиран като многослойна модулна система върху виртуализирана среда.

Благодарение на това, че „Фокус Куриер“ ползва стандартизирани корпоративни технологии и архитектура, той се интегрира с минимални усилия към други софтуерни системи. Това дава на Ин Тайм гъвкавост бързо да стартира работа с нови бизнес партньори, както и да разширява вътрешната софтуерна екосистема. Например предстои интеграция с портала за бизнес клиенти „My In Time“.

„Въпреки сложността и спецификата на бизнес процесите в Ин Тайм ООД, проектът по внедряване на „Фокус Куриер“ успя да се вмести в определените бюджетни рамки. Това се дължи в голяма степен на ясното определяне на бизнес целите във фазата за анализ. Това доведе до избора на итеративна методология за изпълнение на проекта“, припомня Цветелина Ковачева.

Потенциал за развитие

„Фокус Куриер“ има модулна архитектура с изолирана бизнес логика, което позволява както лесна конфигурация на текущите бизнес процеси и клиентски услуги, така и добавянето на нови. Благодарение на интегрирана речникова база данни, решението може да бъде локализирано на всякакъв език и да бъде използваемо във всяка точка на света.

Ин Тайм ООД постоянно дигитализира и автоматизира своя бизнес. Текущо системата поддържа мобилни терминали за служителите в склад, а в бъдеще се очаква интеграция с мобилни терминали за куриерите и с мобилни приложения. Системата позволява на Ин Тайм безпроблемно да посрещне нуждите на бизнеса си за електронна търговия в България. „Фокус Куриер“ поддържа интеграция и с електронни магазини с цел потребителите лесно и бързо да избират параметрите за доставка. Внедреното решение, представлява стабилна и гъвка платформа, която да улесни експанзията на компанията в съседни държави.





© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997-2019 съгласно Общи условия за ползване

X