Ит Проекти

ВМ Финанс Груп си гарантира бърза и точна финансова и управленска отчетност със SAP BusinessObjects

Computer World

ВМ Финанс Груп (ВМФГ) АД управлява стратегически инвестиционен портфейл от 12 дъщерни дружества в различни отрасли на икономиката. Четири от тях са специализирани в производството и дистрибуцията на потребителски стоки: Флорина България, Авенди, Трансимпорт, Бултранспорт Лоджистикс енд сървисиз, Гебрудер Хайнеман България. Ню Систем и ВМ Аутомейшън оперират в областта на сградната автоматизация и енергийна ефективност. Групата включва също така Мениджър – водещо бизнес списание, А тийм – агенция за реклама, мърчандайзинг и ПР, АВС детски образователен център, Меню – оператор на ваучери за храна и подарък и Нет ис Сат – телекомуникационен оператор.

В групата работят над 1400 души - всички те са напълно ангажирани в прилагането на целия си опит и професионализъм за усъвършенстването и развитието на ВМ Финанс Груп.

Отличният резултат се дължи на много фактори като бърза реакция на икономическите и технологични промени, превръщане на търсенето в предлагане, насърчаване на креативността и инициативата, позитивна среда, прозрачност във взаимоотношенията и лидерство на всички нива, категорични са от ВМФГ.

Освен че оперира в различни бизнес сектори, стартирала като семеен бизнес, с развитието си групата преминава към един модерен корпоративен модел на управление, рядко срещан по нашите географски ширини, разкриват от акционерното дружество. Това се постига чрез централизация на несвойствени за компаниите дейности, интеграция на общи за тях политики и въвеждане на добри бизнес практики и системи за управление. Това включва имплементирането на политики, реинженеринг на бизнес процеси и въвеждането на нови информационни системи.

Компаниите от ВМ Финанс груп са носители на множество награди, сред които за най-добър работодател в ЦИЕ, за най-добър доставчик, наградата Супербрандс и много други. Групата е на 22 място в класацията на Капитал 2011 за холдингите в България.

Бизнес предизвикателства, довели до необходимостта от ИТ проекта

Визитка на ИТ проекта

Име: Внедряване на SAP BusinessObjects във ВМ Финанс Груп

Възложител: ВМ Финанс Груп АД

Изпълнител: Би Ти Ес ООД

Дата на стартиране и на приключване:

Старт: 04.11.2011 г.

Край на фаза 1: 31.12.2012 г.

На снимката: Григор Върбанов, корпоративен ИТ мениджър във ВМ Финанс Груп.

Безспорен факт е, че управлението на няколко компании е в пъти по-трудно от управлението на една. Сложността нараства още повече, ако тези компании оперират в различни сектори. За да бъде успешна, една подобна структура следва да притежава добра видимост върху бизнеса като цяло, бърз достъп до информация с висока прецизност и надеждност. Съзнавайки това, ВМ Финанс Груп стартира мащабна инвестиция за едно по-устойчиво бъдеще чрез внедряването на Business Intelligence решение, обясниха от компанията. Целта на ИТ проекта е да елиминира сложността на управление, като намали времето и усилията за подготвяне на справки и анализи и спомогне за повишаване бързината и качеството при вземане на решения в реално време. Чрез BI ще бъдат постигнати по-ниски разходи чрез автоматизиране на ръчните процеси и лесно проследяване на ключовите показатели за изпълнение на дейността, които свързват организационната стратегия на групата с бизнес целите, уверени са от групата.

Цели и стъпки за реализирането им:
• Наличие на точна и вярна отчетност в групата по всяко време;
• Бърз достъп до справки и анализи с висока прецизност и надеждност;
• Намаляване на времето и усилието за произвеждането на справки и анализи;
• Наличие на KPIs, които да измерват постигането на стратегическите цели на компаниите и групата;
• Повишена бързина, качество и прозрачност при вземане на решения в реално време;
• Достъп до данните от всяко място – чрез смартфон или таблет;
• Автоматизация на процеса по планиране и бюджетиране;
• Oбвързване и декомпозиране на ключови показатели от стратегическо ниво до ниво изпълнение от компании, отдели и служители.

Дългият път към целта

За да се подготви за мащабното внедряване на BI, ВМ Финанс Груп предприема двугодишен проект за организационно усъвършенстване. Сред компонентите му са преструктуриране на бизнес процесите в компанииите с цел по-голяма стандартизация и оптимизация, и миграция към последна версия на ERP системата с цел унифициране на потока от данни в различните компании.

Тази подготовка стартира още през 2010 г., като към началото на 2011 г. е направена миграцията на ERP системата и са покрити основните бизнес процеси по продажби, покупки и управление на складовите наличности. През 2011 г. ВМФГ работи върху изготвянето на BI концепция, която дава визията на съвета на директорите за развитието на подобна система в дългосрочен план и провежда избор на решение и доставчик.

Избраният партньор е Би Ти Ес ООД с решението на SAP BusinessObjects. Изборът е продиктуван както от качествата на внедрителите, така и от впечатляващите визуални и аналитични възможности на софтуера, включително и възможностите за използване на търсачка в данните от хранилището.

Проектът по внедряване на BI във ВМФГ е има три основни акцента:

– автоматизиране на месечната финансова и управленска отчетност в групата. Преди внедряване на решението компаниите извличат данните си от ERP системата ръчно и след серия от ръчни модификации предават финансови и управленски отчети към групата. Този процес отнема сериозен ресурс на финансово-счетоводните отдели по компании ежемесечно и е отворен към рискове от погрешни данни. В този аспект BI системата позволява пълно автоматизиране на всички финансови и управленски отчети и гарантира една версия на истината за всички потребители на тази информация. Финансово-счетоводните отдели освобождават ресурс, който вместо да се занимава с непривични дейности по събиране и форматиране на данни, се фокусира върху анализа на самите данни;

– оперативна отчетност в областта на продажбите за компаниите от FMCG сектора. Поради спецификата на техния бизнес тези компании генерират прекалено много оперативна информация в областта на продажбите в ERP системата. Това води до трудности при използването на данните за справки и анализи. Допълнително всеки отдел въвежда собствени практики по отношение на анализирането на данните за продажбите. BI проектът позволява въвеждането на унифициран подход при разглеждането и анализа на оперативните данни от областта на продажбите, като дава възможност тези анализи да бъдат разглеждани от служители с оперативни отговорности в конкретна компания до висшето ръководство на групата – всеки, със собствените си права за достъп до данните;

– изготвяне на табла за наблюдение на стандартизирани за цялата група ключови индикатори за представянето (KPIs).

Описание на ИТ решението

Решението е инсталирано върху съществуващия частен облак на ВМ Финанс Груп, като се състои от СУБД сървър (Microsoft SQL Server 2008), върху който е изграден склада от данни (Data Warehouse) и от сървър на приложението (SAP BusinessObjects), което е SOA базирано. Това позволило скоростна инсталация на необходимите сървъри с минимални конфигурации в началото на проекта и добавянето на необходимите ресурси при нарастване на натоварването впоследствие. Решението е скалируемо на няколко нива и позволява ъпгрейд на хардуерните параметри на наличните сървъри, както и изнасянето на различните услуги на SOA архитектурата на отделни сървъри при необходимост.

Изградена е интеграция с Active Directory, което позволява Windows Authentication и single sign-on за всички потребители на ВМФГ.

Ползване на новата ИТ система

От гледна точка на финансово-счетоводните отдели на групата, системата се използва като единно място за достъп до финансова и оперативна информация за представянето на отделните компании от групата.

Системата е настроена да използва и данни извън ERP системата, като бюджети и планове в множество версии, като по този начин се обогатяват справките и анализите.

Друга нейна възможност е зареждане на исторически данни за предходната година, а по-голяма част от анализите предоставят възможност за сравнение към бюджет и към предходна година.

От гледна точка на потребители от компаниите, новият софтуер улеснява изготвянето на справки, тъй като съществената информация е изнесена в хранилището от данни и наименована по най-удачния начин. По този начин се спестява време и усилия на потребителя от търсене на подходящата информация в множеството таблици и полета в ERP системата. Преимущество е също така, че бързо се генерира информацията за по-големи периоди от време, което дотогава било свързано със забавяне и допълнителна обработка на данните.

„След реализирането на проекта, автоматизацията на финансовата отчетност за управленски цели доведе до елиминиране на изпращане и агрегиране на отчети в Excel. Отпадна необходимостта от проверяване на точността на финансови и оперативни отчети”, категорични са от ВМФГ.

Eфект от ИТ решението

„BI решението на ВМФГ има принос за подобряване на ефективността във финансово-счетоводните отдели на всички компании в групата. Преди внедряване на системата всеки отдел заделяше сериозен ресурс, който ежемесечно, в продължение на няколко дни, се грижеше за подготовка на финансовите и управленски отчети.

След имплементацията на системата тези отчети се изготвят автоматично, а ролята на финансово-счетоводните отдели е да ги анализират и да изготвят коментарите си за ръководството на групата”, твърдят от акционерното дружество.

Стандартизирането на финансовата и управленска отчетност от своя страна позволява на груповите финансови контролери да разчитат по-лесно и бързо подадената информация и да я анализират по-правилно.

Успешно бе консолидирана финансовата отчетност на 12-те компании, опериращи в различни сфери на икономиката – уникално за България бизнес постижение и огромно ИТ предизвикателство. Така ръководството на групата получава унифициран поглед върху състоянието на всички фирми.

Въвеждането на BI решението промени и тепърва предстои да променя значително бързината и точността за съставяне на отчети и справки. Много важен ефект ще има създаването на автоматизирани табла за наблюдение на ключовите показатели за дейността. Тези табла ще предоставят вярна и навременна информация за дейността, което ще спомогне за бърз анализ на текущото състояние и вземане на управленски решения, разкриват от ВМФГ.

Като организационен ефект на решението може да се отчете необходимостта от политики за управление на мастър данни, които се разработват в момента, тъй като консолидирането на информация от толкова много компании поставя високи изисквания към качеството на мастър данни и тяхното свързване в хранилището за данни.

Потенциал за развитие

Така изпълненото решение е реализирано спрямо изискванията на ВМ Финанс Груп относно възможности за надграждане, мащабиране и модификации. Реализирани са допълнителни модификации, в които могат да се зареждат моделите на отчетите, което позволява много лесен контрол върху формата и съдържанието на финансовите отчети.

При реализиране на решението е взето предвид динамичното развитие на групата и е акцентирано върху възможността за присъединяване на нови компании с минимална интервенция от страна на разработчици, което ще позволи много по-бърза интеграция на нова компания към груповата бизнес платформа и стандарти.

В дългосрочен план има четири заложени посоки за растеж на системата:
- Очаква се доставянето на подходяща информация в реално време до мобилните устройства на търговските представители да увеличи тяхната ефективност
- Прозрачността в работата с партньорите – ключови банки, инвеститори и доставчици - е от изключително значение за групата. По тази причина ще бъде разработен специализиран портал, чрез който тези партньори да наблюдават важни показатели за тази част от бизнеса на групата, която ги касае.
- Като резултат от корпоративното й преструктуриране групата е въвела процес по стратегическо планиране и бюджетиране за всичките си компании. Очаква се в дългосрочен план да могат да се използват допълнителни модули към BI решението, които да подпомогнат и автоматизират този процес, както и да подсигурят структурирана база от тези данни, които да бъдат по-лесно управлявани и импортирани в хранилището от данни.
- Не на последно място е и развитието на системата с цел подкрепяне на програмата за управление на представянето. Очаква се системата да може да декомпозира ключови индикатори за всеки служител, като по този начин той ще бъде вижда как се справя с изпълнението на собствените си цели и как работата му допринася за резултатите на неговата компания и на групата като цяло.





© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997-2019 съгласно Общи условия за ползване

X