Ит Проекти

Търговска лига-НАЦ работи с модерна ИТ платформа за управление на аптечните складове и продажби

Computer World

“Търговска лига национален аптечен център” АД e водещ търговец на едро с лекарства в страната,  който през настоящата година отбелязва 20 години от основаването си. През годините фирмата е  генератор на дълбоки пазарни проучвания и публични комуникации в здравеопазването. Тя е основен партньор на държавата и публичните фондове (НЗОК, Държавен резерв) в развитието и реформата на здравеопазването. Провежда много и успешни маркетингови кампании по налагане на нови лекарствени продукти, модернизира българската фармацевтична индустрия, лекарствоснабдяването и лекарстворазпространението. Дългогодишен безлихвен кредитор на българските държавни болници и основен инвеститор в мащабни проекти за подобряване инфраструктурата на сектора и подобряване достъпността на пациента до модерна медицинска помощ.

Групата на Търговска лига възникна от развитата фармацевтична дистрибуция на Търговска лига, започнала през 1991 г. Днес фирмената група представлява функционално интегриран конгломерат от компании и холдингови структури със здрава мрежа и концепция за добра рентабилност. През изминалите години Търговска лига-НАЦ, в рамките на фирмената група, инвестира в изградените на “зелено”  два нови завода за производство на лекарствени средства на “Чайкафарма висококачествените лекарства” АД. Заводите във Варна и Пловдив,  изцяло проектирани да съответстват на изискванията на добрата производствена практика във фармацията (GDP), с най-съвременно оборудване от световни производители, зададоха нови стандарти за качество в родното фармацевтично производство.

Чрез Българския кардиологичен институт, Търговска лига-НАЦ инвестира в изграждането и на четири нови инвазивни кардиологични клиники, които осигуриха животоспасяващо лечение за пациенти в области, където по-рано това бе немислимо.

Търговска лига никога не е приватизирала аптечно предприятие или фармацевтичен завод. Нейният възход е изцяло плод на органично израстване, модерно знание и упорит труд.

“Търговска лига национален аптечен център” работи за опазването на човешкото здраве и околната среда и основава дейността си на тези принципи. Цялата дейност е ориентирана към разпространяване бързо и навсякъде в страната на най-качествените продукти на водещите производители, при  конкурентни условия.
Компанията е развила редица иновативни решения в сферата на фармацевтичните решения, кардиологично лечение за българските и чуждестранни пациенти, лекарствено лицензиране, решения в областта на търговия на едро и дистрибуция, както и редица нови методи на лечение за българските пациенти.

През цялото си съществуване Търговска лига-НАЦ е разбирала нуждата от инвестиции в съвременна информационна инфраструктура, която да обслужва целия спектър от взаимно-свързани сложни дейности целящи подобряване здравето на българските граждани. Тя е пионер у нас при използването на роботизирани автоматични линни в своите складови бази. Първа и засега единствена в бранша, която използва SAP ERP  информационна система за обслужване на цялостната си дейност. В този смисъл разширяването на областите на приложение на съществуващата информационна система е естествено продължение на усилията за взаимстване  и прилагане на най-добрите световни практики в своята дейност.

Фактори за необходимостта от въвеждане на ИТ системата

Проблемите пред които се  изправят  дистрибуторите на лекарствени  средства и в частност  Търговска лига – НАЦ,  са породени от високата степен на държавна регулация на дейността им и от несигурната пазарна среда, в която работят. От една страна държавата често променя правилата в ролята си на  регулатор и потребител на лекарствени средства чрез държавните поръчки и непрозрачните конкурси за лекарствоснабдяване на голям брой държавни и общински болници. НЗОК с приетия от нея реимбурсен списък определя видовете потребявани на национално ниво лекарствени средства и техният обем, като така директно влияе на дейността на дистрибуторите. От друга страна, несигурната икономическа ситуация поражда проблеми със събираемостта на паричните средства от продажбите, докато основните местни и чуждестранни доставчици изискват предплащане на доставките си. Налице е постоянен пазарен натиск за намаляване на цени, голяма конкуренция при ниска рентабилност и голям на брой слабо капитализирани клиенти – аптеки.

Същевременно застаряващото население и повишената заболеваемост е предизвикателство за предоставянето на достъпна, ефективна и модерна лекарствена терапия.

Предизвикателствата

Пред търговците на едро са:
- да задържат и разширят основните си клиенти ( в т.ч. аптеки) чрез по-добри условия на доставка (по-кратки срокове, по-редовно зареждане), създаване на нови канали за комуникация и взаимодействие с тях;
- да оптимизират складовите си наличности като освободят оборотен капитал;
- да намалят административните дейности по въвеждането на информация в различни системи;
- да покриват критериите наложени от изискванията  на Добрата дистрибуторска практика(GDP).
Пред аптеките:
- да поддържат оптимални наличности;
- да осигурят навременни доставки на изчерпващи се лекарства;
- да имат възможност за връщане на лекарства, които не се продават или имат изтичащ срок на действие;
- да извършват дейността съобразно всички регулаторни изисквания – разделяне на дейността за продажба на лекарства по НЗОК и свободен пазар, контрол на продажбата на лекарства по НЗОК
- да предоставят изискваната информация от регулаторните институции – НЗОК, МЗ, реимбурсни агенти с нужното качество и в необходимите срокове;

Цели и стъпки за реализирането им

Изграждане и предоставяне на модерна информационна платформа за управление на складовите наличности и продажбите на клиентите (аптеки) на Търговска лига-НАЦ с цел оптимизиране на разходите,  интегриране на информационните потоци и структуриране на информацията във вид удобен за оперативно управление и контрол.

ИКТ решението

Проучване и анализ на продажбите в аптеките показаха, че част от изискванията на оперативната работа в обектите ще бъдат покрити само чрез разработване на нестандартно за SAP, но в същата среда, допълнително приложение.


Търговска лига-НАЦ работи с модерна ИТ платформа 
за управление на аптечните складове и продажби

© Computer World, Computerworld.bg

Краткото време за реакция при обслужване на клиентите, множеството контролни функции на фармацевтите, които не предполагат отразяване в системата, регистрацията на редица данни, специфични за дейността и отчитането й пред регулаторните органи показаха необходимостта процесите по продажби да бъдат отразявани чрез значително по-олекотен интерфейс, а впоследствие, генерираните документи да осигурят интеграцията с останалите функционалности на SAP – Финансово счетоводство, Контролинг и Материално стопанство.

Интеграцията се реализира чрез рефериране към основни данни в стандартната система и генериране на документи чрез стандартни системни функции.

Инфраструктурата при възложителя Търговска лига-НАЦ е изградена на базата на два HP Itanium сървъра, свързани в клъстер и SAN (storage area network) среда за съхранение на данни. С клиентите е изградена VPN свързаност, базирана на Cisco рутери и хардуерен  firewall. Решението е разработено на SAP NetWeaver, ABAP stack с SQL централна база данни.

Използваните стандартни SAP модули:
- FI - Финанси (Finance)
- SD – Продажби (Sales & Distribution)
- CO – Контролинг (Controling)
- MM – Управление на материалите (Material Management)

Допълнително разработени модули:
- модул за продажба на реимбурсирани лекарства от НЗОК с поддръжка на всички необходими данни за продажбата. Поддръжка и актуализация на позитивен списък, рецептурни книжки, МКБ. Специален контрол за продажба на наркотични лекарства;
- модул за свободна продажба на лекарства в аптека;
- централизирано поддържане на ценови листи за няколко аптеки, собственост на един фармацевт

Системата има силна интеграция:
- с НОИ за проверка на осигурителния статус;
- с НЗОК за предоставяне на информация за издадените фактури и за актуализация на позитивния списък и свързаните с него данни;
- с други реимбурски агенти за реимбурсиране на лекарства за ветерани и военно-инвалиди
- с SAP ERP системата на собственика на аптеките за автоматично осчетоводяване на движенията с лекарствените средства
- с SAP ERP системата на търговеца на едро за оптимизиране на веригата на доставки – автоматично създаване на поръчки за доставка към търговеца на едро от поръчките за продажба на аптеката, автоматично осчетоводяване на фактурите за закупуване на лекарства от аптеките.

Отзиви от потребителите на системата

Решението на Aтос Ай Ти Солушънс енд Сървисис позволява в реално време да се следят продажбите на лекарствени средства и складовите наличности. Разработеното олекотено приложение за регистриране на продажбите позволява реализирането на икономии от широчината на комуникационния канал. За всяка сделка има възможност да се попълнят и съхраняват подробни данни за отпуснатото лекарствено средство, срокът на годност, данни от рецептата, насочващ лекар, както и данни за крайният клиент-пациент. Това позволява пътят на едно лекарствено средство да се проследи по цялата верига доставчик-аптека-пациент, повишавайки по този начин сигурността, контрола за избягване на субективни грешки и предотвратяване на нежелани лекарствени взаимодействия. Системата е интегрирана  с НОИ за проверка на осигурителния статус и с НЗОК за предоставяне на информация за издадените фактури. Внедрената платформа поддържа интеграция и със SAP ERP системата на Търговска лига, което позволява автоматично въвеждане на поръчки за доставка на база извършени продажби в аптеката и автоматично осчетоводяване на фактурите за закупуване на лекарства от аптеките. Единната номенклатура, еднаква за търговеца на едро и аптеката улеснява фармацевтите при изготвяне на своите заявки и при заприхождаването на получената стока, като за всяка аптека могат да се дефинират множество доставчици.  Автоматизираното осчетоводяване на транзакциите по отпускане и получаване на стока, значително опростява счетоводното обслужване на аптеката, като един счетоводител може да обслужва множество аптеки. За това способства и разработеният сметкоплан, идентичен и приложим за множество клиенти-аптеки, без съществени изменения.

Приложението води до подобряване на бизнес процесите

Реализираният проект подпомага клиентите на Търговска лига-НАЦ, като обслужва цялостно основната им дейност. Според Таквор Бохосян - изпълнителен директор в Търговска лига-НАЦ, с успешната реализация на проекта, по-малките клиенти-аптеки, получават достъп до съвременна и високотехнологична платформа, в която не биха инвестирали самостоятелно.

Промените в бизнес процеса се изразяват в изградения допълнителен канал на комуникация с клиентите. Клиентите (аптеките) получават допълнителна услуга, което заздравява връзките им с дистрибутора, като същевременно те запазват свободата конкурентно да се снабдяват от  различни доставчици и да ценообразуват пазарно.

От своя страна дилърите на търговеца на едро са улеснени при приемането и обработката на заявките от своите клиенти. Оптимизира се  веригата на доставки между търговеца на едро и аптеките. Осигуряването на необходимите продукти без презапасяване води до оптимизация на наличностите и в крайна сметка освобождава оборотен капитал. Чрез съобщения в стандартното за SAP приложение BusinessWorkplace дилърите и аптеките комуникират директно, обменяйки съобщения в реално време, заобикаляйки стандартните средства за комуникация.

Eфект от ИТ решението

Чрез новата платформа аптеките ще могат да автоматизират не само голяма част от административните дейности по въвеждане на поръчки за доставка, фактури, осчетоводяване, но също и процесите по извършване на справки към регулаторни органи и анализи на реализираните продажби. Постигнатият положителен ефект е по отношение на:
- по-висока надеждност на решението чрез използване на съвременна модерна технология.
- сигурно съхранение на данните в технологични и защитени информационни масиви.
- съвременна и адаптивна ИКТ инфраструктура на дистрибутора, която аптеките могат да ползват
- оптимизиране на натоварването на информационната инфраструктура на доставчика на услугата.
- автоматизирането  на административните дейности по въвеждане на поръчки за доставка, фактури, осчетоводяване на движения, справки към регулаторни органи,които намаляват  административните разходи;
- редуциране на обема на документооборота на аптеката
-  гарантиране на съответствие с всички регулаторни изисквания;
- централизиране на информацията на ниво собственик на аптеки в реално време за анализ на  информацията за продажби и подобрено управление.
- прозрачност на финансовите потоци на аптеките.

След внедряване на системата при над 30 клиента, средните разходи  за зареждане са намалели със средно 27,4%, в следствие на оптимизиране на зареждането Възможностите за стриктно следене на наличноста подпомагат реализиране на продукти с по кратки срокове на годност, което от своя страна води до редуциране на загубите от лекарствени и нелекарствени средства с изтекъл срок на годност (брак) до 2,3% от наличността за период от 3 месеца.
При регистриране на всички елементи при отпускане на лекарствени средства, реимбурсирани от  НЗОК и инсталиране и свързване към системата на баркод четци за данните от рецептурните книжки на пациентите скоростта на обработване на  една рецепта се увеличи с 40%.
Времето за обработка на заявките от страна на търговеца на едро намаля с 95%.
Прогнозите на Търговска лига-НАЦ са за възвръщане на инвестицията за тригодишен период в зависимост от икономическата ситуация в страната, броят на клиентите възползвали се от услугата и ръстът на реализираният през дистрибутора оборот на лекарствени средства.

Потенциал за развитие и мултипликационен ефект

Разработеното решение дава възможности за надграждане, като могат да се добавят допълнителни реимбурсни агенти, като дружества за допълнително доброволно здравно осигуряване; реимбурсация от организации работодатели и т.н.
Броят на аптеките, които биха имали желание да ползват услугата на практика е неограничен, като зависи само от възможностите на съществуващата ИКТ.
Търговска лига – НАЦ продължава да развива своята информационна система, като още през следващата 2012 година клиентите ще имат възможност да правят поръчки онлайн, посредством разработваната CRM платформа, базирана на SAP CRM Sales.
Чрез  изграждане на VPN канал използването на приложението, както и оперативният контрол върху дейността и анализ на събраната информация е възможен от всяка точка с достъп до Интернет.





© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997-2019 съгласно Общи условия за ползване

X