Компютърен Хардуер

Защо хартията все още господства в офисите?

Computer World

Печатането, сканирането и т.н. „хартиени“ операции както и преди продължават да се радват на здравословно съществуване в корпоративните офиси. Наистина, в някои компании се отказват от големите мултифункционални машини. Най-често обаче причината за това е, че служителите не обичат принтерът да е далече от тях, а въпреки това хартията продължава да е част от ежедневния им офисен живот. Това сочат две изследвания, проведени паралелно от компаниите Wakefield Research и InfoTrends. В първото проучване с предимство са събирани данни за малкия и средния бизнес, а във второто е обърнато повече внимание на организацията на трудовия процес.

Проучването на Wakefield Research показва, че 73% от ръководителите в компании с по-малко от 500 служители разпечатват документи минимум четири пъти дневно. От InfoTrends пък са изяснили, че практиката за печатане на инструкции за нови сътрудници, както и на сметки и уведомления все още е много разпространена, особено в „хартиено-ориентираните“ отдели като човешки ресурси, правен и счетоводството.

Според данните, събрани от InfoTrends дадена компания може да харчи до 27 хиляди долара годишно за системи за управление на документи и за покриване на експлоатационни разходи, печатайки средно по 5 хил. страници на месец.

Тенденции в офиса

Според производители на техника една от най-отличителните тенденции, свързани с печата, е е това, че компаниите преместват принтерите си от специално заделените за тях помещения и от бюрата на служители на места, където тези устройства биха били по-достъпни за ограничени кръгове от сътрудници.

Много организации се отказват от централизираните мултифункционални устройства (МФУ) и локалните принтери, тъй като се оказва, че те са прекалено далече от служителите. Т.е. не става дума за тяхното премахване, а за замяна с по-малки машини, достъпни за по-малки групи от хора.

От InfoTrends отбелязват още, че хартията продължава да играе важна при организацията на работата в офиса: „Хартията в компаниите се използва в рамките на трудови процеси и транзакции, касаещи юридически дейности и изпълнение на вътрешни и външни стандарти. Хартията, разбира се, е примитивен, но и общоприет носител за съхранение на подобна информация“.

Трудовите процеси в съвременния офис се делят на две категории. Първата обединява случаите, когато служителите печатат и сканират в рамките на неструктурирани дейности и при ситуационни бизнес процеси. Пример за това е, че на някого му е необходимо да разпечата квитанция за направени разходи, за преобразуване на разпечатан документ в текст за съвещания или сканиране на отпечатани писма от електронната поща. За такива сценарии може да се използва централизирано МФУ.

Втората категория представлява „транзакционни“, по-структурирани процеси. Например в счетоводството, за нуждите на човешките ресурси или за юридическия отдел. При тях печатането и сканирането са част от ежедневния поток от операции, като сканиране на фактури или печатане на сметки.

Искате на преминете към безхартиен офис? Не бързайте

Още една интересна тенденция: с нарастването на достъпността на онлайн съдържанието се наблюдава и увеличаване на обемите на печатане, сканиране и копиране в офисите. Според анализаторите от Gartner ръстът е обоснован от желанието за получаване на хартиени копия на информация, намирана в интернет.

Днес, по данни на Gartner, служителите печатат средно по 400 страници на месец. В много компании е налице нещо като междинно решение за намаляване на зависимостта на хартия – чрез дигитализизиране и съхранение на документи в онлайн среда. Пълното елиминиране на този традиционен носител и свързаните с него процеси засега е трудна задача.

Хартията е особено удобна за обмен на документи, за предаване на кратки резюмета и т.н., обясняват анализаторите – информацията, особено когато става дума за по-дълъг текст, е по-лесна за четене, когато е напечатана, отколкото когато е изобразена на компютърен екран. Тя се използва навсякъде за договори и други юридически документи, а традиционните поставени на ръка подписи все още са много по-разпространени от цифровите.

Следва: Факсът е жив


Производители на хардуер посочват още една тенденция: разпространението на смартфони и таблети в големите компании също увеличава отпечатаните страници. Това е особено интересно, тъй като повечето хора инстинктивно биха очаквали ефектът да бъде обратен. Обяснението е, че работниците разполагат с достатъчно прости методи за пренос на документи на мобилни устройства.

В офисите както и преди продължават да сканират бланки на застрахователни полици, да превръщат разпечатки в PDF файлове (за преглеждане на екрана на компютъра или джобното устройство) и въвеждат в цифровите системи подписаните договори. Разбира се, популярността на смартфоните и таблетите е довела до увеличена нужда от дигитализиране на напечатан текст, така че достъпът до съдържанието да бъде по-лесен.

Факсът е жив

Наред с печатането и сканирането все още сравнително активен участник в корпоративния трудов процес е и факсът, макар че използването му бързо намалява. Технологията продължава да се използва например за връзка между компаниите.

От Gartner поясняват, че за отказване от факс машините е необходимо договаряне на някакъв друг универсален начин за връзка. Засега никой няма достатъчно влияние, за да направи това. Също така много организации не считат, че отказването от факса ще оправдае необходимите средства и усилия. Всъщност, същото важи и по отношение на хартията.

През 2015 г. анализаторите от IDC са провели анкета, за да изяснят защо компаниите все още използват тази технология. Според резултатите употребата на факс машини варира в сравнително тесни граници. В повечето случаи те продължават да са част от работните процеси в офисите заради ниските разходи, сигурността, простата работа и лесния контрол. Анализаторите заключват, че факсът със сигурност няма да изчезне скоро.

Вероятно това е една от причините, поради които е необходимо да се променят стратегиите в посока централизирано управление на документооборота. Например служителите във финансовите и юридическите отдели продължават да пускат и получават факсове ежедневно, но при споменатите „ситуационни“ процеси тази необходимост вероятно вече е отпаднала.

Според IDC е важно да се провеждат ежегодни ревизии на вътрешните процеси за изясняване на това дали факс машините и скенерите се използват в едни или други отдели и какво се случва с печатаните обеми – дали те се увеличават или намаляват (по този начин може например да се установи, че стоящото в ъгъла МФУ бездейства през голяма част от времето).

Още тенденции

От Gartner извеждат още няколко тенденции от сферата на печата, сканирането и копирането. Напоследък се появила „мода“ по преминаване към електронни подписи, но в някои сфери, като юридическата и при работата с недвижима собственост, е налице съпротива.

Расте обемът на цветния печат. По данни на IDC през последните години превесът на цветните разпечатки пред черно-белите е около 20%. Основната причина за това, разбира се, са понижаващите се цени на съответните машини и консумативи.

Печатането на юридически документи се контролира по-строго. За това споделят производители на принтери, които отбелязват следната тенденция: потребителят, изпращащ документа за печат, е длъжен да се идентифицира на самия принтер, преди да бъде изпълнена задачата и той да получи хартиеното копие.

Организациите внедряват софтуер, позволяващо изпращане на заявка за печат, която да може да бъде изпълнена на която и да е машина в офиса, а не на точно определена, определена по подразбиране. Принтерът сам изтегля задачата от сървъра, когато е необходимо, вместо традиционната ситуация, когато сървърът изпраща задачата до дадена машина, когато тя приключи с изпълнението на предишната.

Анализаторите подчертават, че идеята на отложения печати идентификацията е да се сведе до минимум възможността хартиеното копие да попадне в ръцете на друг човек. През последните години се отбелязва колосален ръст на използването на отложен печат, принт сървъри и механизми за автентификация.

Може да се заключи, че като цяло тенденции в областта на офисния печат се променят – в някои случаи е налице преход към безхартиени процеси, а в други се прибягва до локализация на печата на ниво работни групи. Като цяло експертите се обединяват около мнението, че тенденциите в областта трябва да се разглеждат в контекста на реалните изисквания на служителите и процесите в конкретната компания.





© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997-2019 съгласно Общи условия за ползване

X