Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах
IDG  •  PC World  •  Computerworld  •  CIO  •  CFO  •  Networkworld  •  Дискусии  •  Кариерна зона  •  Събития
COMPUTERWORLD | PR зона
24 апр
2017
 
 

Цифров офис от ново поколение: Как да постигнем свободно движение на информация и автоматизиране на процеси?

827 прочитания

Правилното съхранение и управление на информация играе важна роля при организацията на работните процеси във всяка компания. Ако допреди няколко години се говореше основно за цифровизирането на хартиените документи, то днес това вече не е достатъчно. Бъдещето на цифровия офис е в това информацията да е достъпна за всички, които имат отношение към нея, по всяко време, от всяка точка на света. И също така, да се осигури свободното ѝ движение между служителите, клиентите, изпълнителите – между хората, които работят с нея. По този начин се гарантира по-бързото, гладко и проследимо протичане на работните процеси.

Цифровият офис днес

Зa много компании цифров офис все още означава наличието на дигитален архив. На пазара се предлагат много решения, но голяма част от тях са деловодни системи, които позволяват единствено архивиране и търсене на информация. Другата част са тясно специализирани решения за конкретни отдели или специфични процеси – ERP системи, счетоводни програми, канали за комуникация като електронна поща, Skype и др. Проблемът при използването само на тези системи е, че въпреки наличието на документите в електронен вид, все още информацията често пъти е „заключена“. Не се позволява по-нататъшното ѝ използване и електронна обработка. До счетоводния софтуер имат достъп само от финансовия отдел, офертите се намират в електронната поща на даден търговски представител, договорите и приемо-предавателните протоколи се съхраняват, в най-добрия случай, на общ вътрешен сървър. Дори и да има централизиран дигитален архив, обработката на информацията продължава да се случва по различни канали и да зависи от присъствието на конкретните отговорници в офиса. Получава се ситуация, при която наличието на документи в електронен формат по никакъв начин не подпомага ефективността и гладкото протичане на фирмените процеси.

Цифров офис от ново поколение

Поради тази причина много компании търсят и внедряват софтуер, който да позволи свободно движение на информацията между различните отдели и всички участници в изпълнението на даден процес и освен това да автоматизира дейностите, така че да се постигне максимална ефективност.

Решението е система, която да осигурява интегрирана връзка между всички източници на бизнес информация, от една страна, и всички, които работят със съответната информация, от друга. Решението DocuWare лесно може да се превърне в такава система, която не само съхранява документите, но и обединява фирмената информация, позволява свободното ѝ движение, което от своя страна означава автоматизация на процесите. Оперативната ѝ съвместимост с други софтуерни решения като SAP, множество типове ERP системи, счетоводни програми, Microsoft SharePoint, Outlook, Gmail, както и с принтери, скенери и мултифункционални устройства, гарантират, че независимо от къде и по какъв начин постъпва информацията, тя може да се управлява чрез DocuWare.

Свободно движение и автоматизация

Дори и привидно най-лесният процес по обработка на документи може да се превърне в истински кошмар за някои компании. Причините могат да са най-различни – загуба на даден документ, отсъствие на даден служител, факторът човешка грешка, блокиране някъде по веригата.

DocuWare елиминира тези опасности и позволява създаването на ясно структурирани процеси за управление на информация. По този начин работата се систематизира, обработката на документи се извършва електронно и автоматично следва предварително зададена последователност. Оторизираните потребители имат възможност да проследят движението на документа и напредъка на всяка една задача. Системата обхваща целия процес от постъпването на документа до архивирането и последващото му намиране, а служителите биват подпомагани от системата през всяка стъпка на изпълнението:

  • Индексиране на документа в единна база данни – независимо дали постъпва по електронна поща, чрез сканиране, през друго софтуерно решение, документът може да бъде индексиран в системата DocuWare само с няколко клика на мишката.

  • Автоматизация на процеси – в зависимост от направените настройки, системата може да задейства предварително зададен процес по обработка.

  • Съвместна работа на всички оторизирани потребители – DocuWare позволява достъп и съвместна работа по съответните документи, независимо от формата им – писма, електронна поща, протоколи, счетоводни документи, чертежи, CAD планове, фотографии.

  • Електронни печати – мениджмънтът може да одобрява или да връща за корекции, а благодарение на електронните печати, всеки документ може да премине през целия цикъл на обработка електронно.

  • Сроково напомняне - Потребителите на DocuWare получават известия по електронна поща, когато трябва да предприемат дадени действия по обработката на документи – при получен нов документ, при промяна по съществуващ такъв, при промяна на статуса на документ, при наближаващ срок за обработка или изтичане на даден договор.

  • Автоматично делегиране на задачи – системата ще изпраща задачите на служител, който е в отпуска или извън офиса, към хората, които отговарят на същата позиция или са следваща инстанция в процеса за изпълнение. Освен към потребители, задачите могат да се пренасочват и към цели отдели. По този начин дори и даден служител да не е в офиса, вие сте сигурни, че задачата е насочена към други отговорници.

Системата осигурява не само по-бързото и по-ефективно, но и в пъти по-сигурно управление на информация. Документите се обработват електронно, докато сте на компютъра, таблета или смартфона си, от всяка точка на света.

Електронното управление на информация и процеси предоставя и допълнителна стойност, защото повишава отчетността. Пътят на обработка на документи е проследим в системата, дори и след тяхното завършване, позволявайки ви да проверите кои служители, кога и какви действия са предприели. По този начин си гарантирате, че ще отговаряте на регулаторните изисквания, а необходимата в случай на одит информация, е леснодостъпна. Допълнително, сигурното ѝ съхранение, лесен достъп и намиране в електронния архив, подпомагат да вземате информирани решения при планиране на следващи дейности.

Бъдещето на цифровия офис неминуемо е свързано с все по-нарастващата мобилност и динамичност в света. Наличието на информацията в архив „в офисa“, дори и на електронен такъв, вече далеч не е достатъчно, за да отговори на предизвикателствата пред съвременния бизнес. Нарастваща тенденция е служителите да използват все по-често мобилни устройства като смартфони и таблети, за да извършат дадена задача. А за да имат такава възможност, те трябва да имат достъп до система за съхранение и управление на бизнес информация и процеси. По този начин съвременните компании оптимизират времето и ресурсите си и получават възможността да се концентрат върху изпълнението на по-важни стратегически задачи и цели.


Немечек България
office@nemetschek.bg
+359 2 4210 995
www.edocument.bg

ICON ICON ICON Tweet it! ICON
НАЙ-НОВИ НАЙ-ЧЕТЕНИ ПРЕПОРЪЧАНИ
ТОП100 НА ТЕХНОЛОГИЧНИТЕ КОМПАНИИ

Фирмите представят
ИНТЕРВЮ
Стандартизирането към добрите практики на ITIL: приоритет за VIVACOMСтандартизирането към добрите практики на ITIL: приоритет за VIVACOM

Разговор с Росен Тончев, новият директор на дирекция „Информационни технологии“ на телекомуникационния оператор.


Слайдшоу

В НОВИЯ БРОЙ

ПРИЛОЖЕНИЯ
АНКЕТА

Какво мислите за FireFox OS?

Информация за Вас