Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах
IDG  •  PC World  •  Computerworld  •  CIO  •  CFO  •  Networkworld  •  Дискусии  •  Кариерна зона  •  Събития
COMPUTERWORLD | Кариерна зона | Новини
28 яну
2016
 
 

Възможностите на системите за управление на HR са неограничени

Ролята на HR в организациите е да подпомага изпълнението на бизнес целите и да предоставя добавена стойност чрез своите услуги към бизнеса.

3796 прочитания

Предстои да бъде обявена процедура за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ „Добри и безопасни условия на труд“ по Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси“ (ОПРЧР) 2014-2020. Допустими за финансиране дейности по тази процедура са разработване, адаптиране и въвеждане на системи за развитие на човешките ресурси в предприятията. Общият размер на безвъзмездната финансова помощ по процедурата възлиза на 80 млн. лв., 85 на сто от които се осигуряват от Европейския социален фонд, а останалите 15% - от национално съфинансиране. Минималният размер на безвъзмездната финансова помощ за бенефициентите е 50 000 лева, а максималният - 391 166 лева.

възможностите на системите, подпомагащи работата на отделите по управление на човешките ресурси (HR management systems) са необятни заради областите, с които се налага да се занимават.

По този повод експерти в областта обсъдиха какви възможности предоставят системите за управление на човешки ресурси на отдел „Човешки ресурси“ в дадена организация, кои са ключовите HR процеси. най-важните и необходими модули и техните функционалности бяха сред въпросите, които бяха засегнати в уебинара „ИТ инструментите, улесняващи работата на HR отдела“, организиран от технологичния сайт IDG.bg, със съдействието на Българската асоциация за управление на хора и в партньорство с IBS и TBI Info. Организационен партньор на уебинара е Plantronics.

Ролята на HR в организациите е да подпомага изпълнението на бизнес целите и да предоставя добавена стойност чрез своите услуги към бизнеса. За да се случва това е важно процесите да се автоматизират, да имаме наличната информация, която може да се анализира, за да се вземат правилни решения, да се олекоти ръчният труд и да се олекоти предоставянето на данни и информация, както и да се улесни достъпът до HR услугите в различни HR направления – както към мениджърите, така и към служителите. Това заяви Добромира Манасиева, член на управителния съвет на Българската асоциация за управление на хора (БАУХ), която бе сред официалните гости на дискусията.

Тази тема е ключово важна за това да бъдем успешни в предоставянето на нашите цели и особено в това, което предоставяме към организациите, допълни тя.

По думите на Божидар Каменов, експерт "Човешки ресурси", възможностите на системите, подпомагащи работата на отделите по управление на човешките ресурси (HR management systems) са необятни заради областите, с които се налага да се занимават. Те зависят от това как са подредени процесите в управлението на човешките ресурси и не само и зависят от изискванията на самата организация.

Мирослав Долапчиев, управляващ съдружник в IBS, коментира, че обхватът на HR мениджмънт системите наистина е голям и са много сферите, които може да подпомогне. Той акцентира върху това, което HR системите не могат да направят – да създадат процеси там, където такива няма. По думите му много често се разчита, че с внедряване на една система процесът ще се появи от само себе си, а това няма как да легне на плещите изцяло на една информационна система. Тоест, една организация трябва да е достигнала едно ниво на развитие, за да може да внедри такава система.

Георги Габров, Solution Architect в TBI Info, посочи, че възможностите на подобен тип софтуер в днешно време са неограничени. Той сподели своя опит, според който след като неговата компания е консултирала клиенти за въвеждане на софтуера, те са получили нови идеи за нов тип процеси, които до този момент не са управлявали. Смятам, че този тип софтуер може да бъде доста идеен за управление на човешките ресурси, коментира Габров.

Десислава Цекова, началник сектор „Човешки ресурси и квалификация“ в Столичен инспекторат към Столична община коментира, че е много важно, преди внедряването на една информационна система да се създаде капацитет от самото звено за човешките ресурси, което да работи с нея. Много често срещан проблем е, че се внедрява информационна система, но звеното по човешките ресурси няма необходимия капацитет за управлението, коментира тя. Поради тази причина тя смята, че е много важно да се създаде много добра организация при работата на звеното. Също така няма как да се осигури единен източник на информация за управлението на човешките ресурси без наличието на внедрена информационна система, тъй като вече много нараснаха задълженията, постоянно се променя нормативната уредба и ползването на информационна система дори и при малък персонал, би довело до повишаване на качеството на управлението на човешките ресурси и освобождаване на време за ползване на развитието на тази система.

Борислава Георгиева, мениджър „Човешки ресурси“ в Naxex Technological Development посочи, че въвеждането на софтуер за управление на човешките ресурси вече не е екстра. Ако следим световните тенденции, големите компании обмислят как да модернизират своя софтуер, как да въвеждат нови функционалности, докато ние в България сме все още на фазата с въпроса дали си струва подобна инвестиция или не. Георгиева посочи, че на базата на опита си такъв софтуер не може да се сравнява с екселските таблици, които са ползвани преди.

Софтуерът позволява да се ползват сложни настройки на разнородните процеси, които има при човешките ресурси. Той също така позволява намаляване на грешките и се повишава ефективността на работата. Чрез софтуера има достъп на различни нива и всеки мениджър или лидер на екип може да влиза и да управлява екипа си от софтуера, което също е голямо предимство.

Георгиева изрази мнение, че всяка компания с персонал над 50 души, трябва да има такъв софтуер. Възможността за кандидатстване по европейски проекти дава ключово предимство на една компания да има централизирана информация и достъп до данните на всичките си служители.

Възможностите на системите за управление на HR са неограничени

За какви организации е подходящо внедряването на HRMS?

Мирослав Долапчиев коментира, че този фактор много зависи от размера и вида на организацията. Има различни класове HRMS и за различните организации са подходящи различни системи. В момента, в който една организация реши, че трябва да има HR мениджър, според мен това е и моментът, в който трябва да има и HR решение.

Георги Габров допълни, че HRMS-решенията са подходящи за всякакви организации с над 50 служители. Софтуерът, който използваме в TBI Info, се предлага в два различни варианта и ние използваме този, предназначен за малки и средни компании, като той напълно покрива нуждите на нашата компания. В отговор на слушателски въпрос той информира, че компанията му използва Taleo Business Edition – HR система, придобита от Oracle. Тя се предлага в два варианта – бизнес и ентерпрайз. Използваме бизнес върианта, като ентерпрайз се прилага в компании, които са с много голям капацитет от хора, допълни Габров.

Божидар Каменов подкрепи колегите си, но коментира, че броят на персонала е малко неподходящ фактор при вземане на решение в каква организация ще се ползва софтуерът. По думите му от значение е какви са бизнес нуждите и каква бизнес зрялост е постигнала дадена организация.

Добромира Манасиева допълни, че броят на персонала е без значение, а важното е потребността. Изключително важно е една голяма организация да има такава система, но това трябва да е обсъдено и съгласувано между HR-екипа и топ мениджмънта на организацията. Целево базовият минимум от гледна точка на данни на служители, обработка на заплати и основните законови изисквания, свързани с отпуски, отсъствия от работа и т. н. е ключово, но в същото време бих изходила от потребността за това дали има необходимост от такава система.

Ключови HR процеси

Георги Габров уточни, че в TBI Info най-често се използват два от 5-те модула на софтуера, които покриват всички аспекти от управлението на човешките ресурси.
Най-важни за нас са модулите Recruting и Performance Management. Първият ни позволява автоматично да отсеем най-подходящите кандидати за работа. Това пресяване става чрез въпроси за предварителен скрининг във основа на формата за кандидатстване в нашия сайт. Също така в тази форма могат да бъдат задавани допълнителни критерии, например ключови думи, използвани в автобиографиите на кандидатите. След като получим всички CV-та софтуерът показва кои кандидати са отговорили най-добре на въпросите и са получили най-висока оценка при попълването на въпросника. По този начин можем лесно да отсеем най-добрите кандидати, като измежду 1000 кандидатствали можем да изберем най-добрите 50 и да им обърнем по-специално внимание, обясни Габров.

Вторият модул – Performance Management, отговаря за представянето на служителите в компанията и благодарение на него можем да открием талантите, а така също да развием и по-неталантливите служители. Оценката на представянето тук става посредством компетентностен модел. Той дава възможност на мениджърите да оценяват представянето на своите служители на базата на компетенциите, заложени за всеки служител. Освен мениджърската оценка модулът дава възможност и 360-градусова оценка: може да се иска самооценка от служителя, оценка от колега, подчинен, пряк ръководител и по този начин се добива доста солидна представа за работата на служителя, обясни Габров.

Мирослав Долапчиев коментира, че този въпрос също много зависи от спецификата на организацията. Всяка една организация по своя път във всеки момент среща различни предизвикателства. Понякога при внедряването на такава система може да се започне с модула, който в момента с най-малко усилия ще доведе до най-видим бизнес резултат. По думите на Долапчиев е важно да се започне с въпрос кои са наистина ключовите HR процеси, които трябва да се автоматизират и думата трябва да имат професионалните HR-и.

Десислава Цекова съобщи, че Столичен инспекторат наскоро е внедрил информационна система за управлението на човешките ресурси в държавната администрация. Като йерархия системата е разделена в компонентите: структури, персонал, отсъствия, конкурси, обучения, оценка на изпълнението, настройки, импорти. Тя дава възможност за различни видове справки, които преди са се извършвали на ръка с екселкиските таблици.

За пръв път внедрихме т. нар. модул за самообслужване (Self Service), който позволява скъсяване на дистанцията между служителя и човешките ресурси. Той дава възможност на лицето да подава автоматично заявление за отпуска, то пристига в HR-отдела в модула „Чакащи заявки за одобрение“ и автоматизирано, след потвърждение от служител в „Човешки ресурси“, заповедта отива в списъка „Персонал“. Това е ново за нас и е един от ключовите процеси, които ще се изпълнява за всичките ни служители, обясни Цекова.

Всяка организация може да използва средства от ЕС за внедряването на такава информационна система. Тези средства реално се предоставят за развитието на човешките ресурси в България, акцентира тя.

Божидар Каменов изрази несъгласие със събеседниците си. По думите му ако една система няма добър модул за администриране, за определяне на възнагражденията, много трудно някой би взел решение да я въвежда. Базовите неща, които трябва да притежава една такава система, са модул за администрация и модул за заплащане. Решението за избор на подобна система в 90% от случаите е върху подобряване на системите при заплащане и администриране на персонала. Оттам нататък идват всички останали процеси, смята Каменов.

Мирослав Долапчиев отговори, че модулът, който изчислява заплатите традиционно е добре познат софтуер и се използва отдавна. Той допълни, че има силна тенденция за аутсорсване на процеса по изчисляване на заплатите и в това отношение все по-често се срещат компании, които изцяло са изнесли тази дейност извън организацията. Всяка организация е решила проблема с изчисляването на заплатите и надграждането с истинска HR мениджмънт система не се обуславя от това в нея да има модул за изчисляване на заплатите, заяви Долапчиев.

Борислава Георгиева отбеляза, че съвременните системи позволяват много повече от изчисляване на заплатите. Управлението на талантите, представянето на служителите и подборът наистина са много важна част от работата на системата на човешките ресурси, защото хората са капиталът на компаниите и задържането на талантите започва с привличането на правилните кандидати, което се улеснява от софтуера.

Тя допълни, че в Naxex Technological Development се използва система за отчитане на работното време, но не и самото смятане на заплатите.

Добромира Манасиева коментира, че дори услугата по изготвяне на заплати да е аутсорсната, винаги има един вътрешен контрол, който проследява в каква степен заплатите, които външният партньор е изчислил, съответстват на това се е случило вътре в компанията. И само служителите в HR-отдела биха могли да потвърдят данните в системата, които са свързани с администриране.

Който и да е друг модул да трябва да работи в последствие: дали ще е свързан с оценка на представяне или регистриране на обучение, дори свързано със Self Service в посока на обучение, включително и онлайн тренинги, ако няма коректни данни на служителите в рамките на системата, това не подсигурява ключовия процес дали другите процеси вървят.

Важно е да управляваме служителите като таланти, но всеки служител, влизайки в организацията, трябва да знае, че данните му са на сигурно място, че заплатата му е вярно изчислена и дните за отпуск са коректно отбелязани. Това е нещо базово и без него не може, каза Манасиева.

Дасислава Цекова коментира, че на базата на опита си в различни компании и различни видове HR системи изнасянето на изчисляването на заплатите не е правилно и е по-добре това да се случва в организацията. Така не е необходимо да се правят допълнителни справки дали данните са подадени коректно.

От практиката, която аз имам, за мен е по-добре воденето и на човешките ресурси, и на заплащането да стават в самата организация – независимо дали е в държавния сектор или в частна фирма, отбеляза Цекова.

Борислава Георгиева представи софтуера, който използва нейната компания. Той е много лесен за ползване, има възможност за Self Service, много лесно се изкарват различни справки за мениджмънта, справки за отсъствията на хората, Братфорд фактора (който измерва отсъствията, б. ред.); дава статистика какви хора има в организацията, може да се поставят и различни задачи. Много интересна е частта е за Performance Review. Използвахме го за оценка на представянето на около 120 души в българския ни офис. То работи по най-добрия начин, тъй като в реално време хората влизат, оценяват се, мениджърът им ги оценява, дават се справки и този модул е много лесен за управление. Когато се влезе в системата може да се види в реално време кои хора са на работа, кои са в командировка, в болничен или в отпуска. Предстои да въведем и Recrutement модула, което ще затвори системата ни, допълни Георгиева.

Кондсолидиране на информацията от всички системи в организацията и осигуряване на връзка между тях

Мирослав Долапчиев подчерта, че трябва да има връзка между различните системи в организацията и много често именно HR системата е в средата. Именно в HR системата първо се отбелязва кога един служител е дошъл на борда и кога е напуснал организацията. От нашия опит най-често интеграция се изисква с дадена директорийна структура: например активна директория или друга система за управление на достъпа до компютърните ресурси в организацията.

Следващото ниво са системи, които управляват достъпа до всички останали системи в организацията. Колкото е по-голяма една организация, толкова повече има нужда от такава интеграция, защото от размера на организацията обикновено се обуславя броят на системите, които се използват в нея. Той даде за пример обичайния процес, когато някой напуска една организация, някой друг трябва да го премахне от всичките 10-15 системи, това е свързано с много рискове и много често се налага пряка връзка между HR системата и системите, които управляват достъпа.

Когато се избира партньор за внедряване на HRMS система трябва да се има предвид реалният опит в интегрирането на системи за управление, които могат да демонстрират реалния опит на партньора.

Георги Габров отбеляза, че TBI Info е обвързала системата си за отпуски с HR-софтуера. Проучвали сме други възможни интеграции за клиенти, на които сме правили демонстрации и до момента не е имало такава, която не е възможна. За голяма част от системите интеграциите са безплатни и с всеки нов релийз на системата се предлагат нови възможности, които улесняват използването им.

Гъвкавост, сигурност и възможности за надграждане на системите за човешки ресурси

Мирослав Долапчиев подчерта, че основното нещо, което клиентите искат да е гъвкаво, е финансовата част на системата, тоест, доколко гъвкаво ние бихме могли да ценообразуваме дадено решение.

Сигурността на системата е пряко свързана с възможните варианти за използване на една HRMS система: дали е базирана в облак или е инсталирана на място. В България все още има схващане, че когато една система е някъде в облака, тя не е чак толкова сигурна, посочи Долапчиев, но изрази надежда, че това скоро ще се промени.

Георги Габров допълни, че системата, която се използва в TBI Info, е доста гъвкава и дава възможности за доработки. Именно сигурността е една от причините, която ни накара да заложим на клауд базирана система. Освен че е по-сигурна, тя има доста плюсове: няма нужда от допълнителен персонал за поддръжка, този тип софтуер се ъпдейтва от компаниите доставчици. Важно е, че има достъп от всяко точка на света, в която има връзка с Интернет. Част от модулите също така са достъпни за мобилни приложения, допълни Габров. Управлението на този софтуер е направено така, че всеки да може да се справи сам със задълженията си, отбеляза той.

Десислава Цекова посочи, че сигурността на информационните системи основно е свързана с притесненията на служителите относно личните им данни. Когато въвеждахме системата при нас, това беше първото нещо, което служителите попитаха - за сигурността на данните. След като ИТ специалистите по-подробно представиха всички детайли относно сигурността на информацията, негативното отношение във всички администрации изчезна, отбеляза Цекова.

Мирослав Долапчиев допълни, че когато една организация има желание за внедрява HR система, в първоначалните изисквания се залага тя да е много гъвкава. Трябва обаче винаги да е ясно, че колкото по-гъвкава е една система и колкото повече функционалности има, толкова повече ресурси за поддръжка тя изисква. Става дума за чист човешки ресурс, който трябва да има необходимите знания и опит, за да може да поддържа една многофункционална и гъвкава система. Много често внедряването на такава система е пряко свързано с капацитета на HR звеното и доколко то може да обслужи такава система, отбеляза Долапчиев.

В заключение

Добромира Манасиева отбеляза, че всеки има различна перспектива и различна гледна точка как се случват нещата и в какви срокове се реализират. Важно е какво искаме да направим и какво целим в една организация, за да не бъде въвеждането на HR система самоцелно. Важно е и как те подпомага партньорът, за да бъде внедряването успешно. Важен е опитът и компетентността на HR екипа в организацията и доколко те могат да поемат допълнително натоварване. Защото внедряването на една система не спира оперативните дейности в една организация. Това е процес, който се случва успоредно с всичко останало и ресурсите трябва да бъдат разпределени адекватно.

Борислава Георгиева пожела на колегите си да намерят най-правилното решение за тяхната организация. Тя цитира статистика, според която в България всяка година се увеличават с 10% компаниите, които въвеждат такива HR системи. Пожелавам който внедри HR система да може да запали хората си да я използват и тя да се използва за подобрение на дейността на организацията.

Десислава Цекова посочи, че всеки първо трябва да направи анализ какви потребности има като цяло за подобрение на системите за информационно обслужване в HR отдела и след това да пристъпи към избор на такава система.

Божидар Каменов коментира, че трябва да се стъпим на база анализ, да се подредят по важност нещата, които искаме да въведем и да поканим доставчиците да представят възможностите на техните системи.

Георги Габров заключи, че всяка компания, която би искала да се развива, трябва да притежава такава система. Тя вече не е лукс, а необходимост. Ползите са безспорни – използвайки правилния софтуер, това би довело до положителни резултати в организацията.

Мирослав Долапчиев препоръча на тези, които им предстои да внедрят такова решение първо да проверят своите нужди и след това да търсят решение. В тази връзка изключително важно е с кой партньор се внедрява такова решение, защото когато става дума за лични данни, става дума и за доверие.



Слайдшоу

HR на месеца

Петя Костова, старши бизнес партньор „Човешки ресурси“ VMware за България и за регион EMEA

Петя Костова, старши бизнес партньор „Човешки ресурси“ VMware за България и за регион EMEA

“ Петя Костова, старши бизнес партньор „Човешки ресурси“ VMware за България и за регион EMEA, е лице на рубриката HR of the Month („ЧР на месеца“) през февруари. Инициативата се... ” вижте още »

IT сертификати