“ози сайт използва бисквитки (cookies). јко желаете можете да научите повече тук. –азбрах
IDG  •  PC World  •  Computerworld  •  CIO  •  CFO  •  Networkworld  •  ƒискусии  •   ариерна зона  •  —ъбити€
COMPUTERWORLD | »“ проекти
07 ное
2016
 
 

»нформационната система ≈-подем управл€ва ≈— проектите в общините

3138 прочитани€

Ќ—ќ–Ѕ е създадено въз основа възможността, регламентирана в чл.9 на «акона за местното самоуправление и местната администраци€, общините да се сдружават на доброволен принцип за решаване на общи въпроси и за постигане на цели от взаимен интерес. Ќа 11 декември 1996 г. общините реализираха тази възможност за защитата на общите си интереси за поддържане и развитие на местното самоуправление с учред€ването на Ќационалното сдружение на общините в –епублика Ѕългари€, което има законови регламентираните правомощи€ да:

  1. ѕредставл€ва своите членове пред държавните органи;
  2. –азработва предложени€ за пром€на и усъвършенстване на правната уредба на местното самоуправление;
  3. ѕодготв€ становища и предложени€ по проектобюджета на страната в частта му за общините;
  4. ќсъществ€ва контакти и взаимодействи€ със сродни организации от други страни, както и да членува в международни сдружени€;
  5. ќсъществ€ва и други функции, определени със закон и с учредителни€ акт.

ѕредизвикателства, довели до необходимостта от »“ проекта

—лед приемането на Ѕългари€ в ≈— общините се стрем€т оптимално да използват средствата, предостав€ни по различните оперативни програми на ≈—, като кандидатстват за финансиране и в последствие изпълн€ват проекти в областта на инфраструктурата, социалните дейности, културата, образованието, стимулиране на икономическите дейности на сво€ територи€ и в редица други области. ѕостепенно те натрупаха експертиза в управлението на проектите. ѕаралелно с това се очерта необходимостта от ефикасен инструмент, който да подпомогне т€хната работа в продължителни€ процес от кандидатстването за финансиране, през управлението на договорните взаимоотношени€та с ”правл€ващи€ орган на конкретната оперативна програма и с избраните чрез обществена процедура изпълнители, до окончателното приключване на подписаните договори. ¬ продължение на цели€ процес по реализирането на проектите, ръководствата на общините и общинските експерти се нужда€т от оперативна информаци€ за движението на финансовите потоци и спазването на договорените срокове. Ќе на последно м€сто те тр€бва да разполагат с програмна възможност да създават и поддържат структуриран електронен архив на всички документи, свързани с даден проект, който да им бъде в помощ при текущите одити по проекта, както и при по-следващ одит в рамките на 5-те години след неговото приключване.

ѕрочетете още: »—”Ќ 2020: адекватна система за управление на оперативните програми

¬»«»“ ј Ќј »“ ѕ–ќ≈ “ј

»ме на проекта: „≈-ѕќƒ≈ћ – европейски проекти, общински дейности и електронен мениджмънт”.

¬ъзложител: Ќационално сдружение на общините в –епублика Ѕългари€ (Ќ—ќ–Ѕ)

»зпълнител: „“ехнически университет – —офи€–“ехнологии” ≈ќќƒ

—тартиране/приключване на проекта: 2014 г.- 2016 г.

Ѕюджет на проекта: 400 000 лв. без ƒƒ—

 атегори€: Ќационални »“ проекти, реализирани в обществени€ сектор – общинска власт

÷ели и конкретни задачи

ѕроектът за разработване и внедр€ване на централизирана информационна система за „”правление и контрол на изпълнението на проекти по — ‘”, по договор є 48/13.03.2013 г. в изпълнение на проект є 0118-Ќ—ќ–Ѕ-1.10; BG161PO002-1.10.01-0001 „≈-ѕќƒ≈ћ – европейски проекти, общински дейности и електронен мениджмънт” се осъществ€ва с финансовата подкрепа на ќѕ „“ехническа помощ“, съфинансирана от ≈вропейски€ съюз чрез ≈вропейски€ фонд за регионално развитие.

÷елта на проекта е да се създаде информационна система, ко€то да се ползва безплатно от всички общини в процеса на управлението на проекти, финансирани по оперативни програми на ≈—. “€ тр€бва да обхваща всички етапи и процеси, свързани с тази дейност, да не натоварва общините със закупуване и поддържане на допълнителен софтуер, в това число на лицензирани операционни системи и специализирани платформи, да позвол€ва по »нтернет лесен достъп на общинските експерти с помощта на широко достъпните браузери при висока степен на информационна сигурност на създадените бази с данни.

»“ решение

Ќа отделните етапи изпълнението на от проекта системата създава база данни от структурирани записи както следва:

  • Ќа етап „ѕодготовка на проект” се записват данните за: проектно предложение (ѕѕ); екипи по проект; контрагенти към ѕѕ; дейност; поддейност; етапи по проект; места на изпълнение; график на плащани€ на безвъзмездна финансова помощ (Ѕ‘ѕ); индикатори към договор; цели към индикатори.

  • Ќа етап „ƒоговор за Ѕ‘ѕ” всички посочени данни от „ѕодготовка на проект” се прехвърл€т директно в базата данни на следващи€ етап, като се извършва корекци€ на тези от т€х, при които е настъпила пром€на. ƒопълнително могат да се въвеждат данни за евентуални анекси към договора за Ѕ‘ѕ и финансови корекции.

  • ѕри наличие на процедура за избор на изпълнители по «ќѕ, системата поддържа данни за: об€вените конкурси; подадените оферти; комиси€ за класиране на офертите и нейните решени€.

  • «а подписаните договори с изпълнители се въвеждат данните за: договор с изпълнител; контрагенти по договора; възложени дейности; етапи на изпълнители; график на плащани€ към изпълнител; анекс към договор за изпълнител.

  • Ќа етап „»зпълнение на проект системата прослед€ва: авансови плащани€; възстанов€ване на аванси; плащани€ за възложени дейности; възстанов€ване на разходи; финансови корекции. Ќа базата на въведените данни системата предостав€ оперативна информаци€ за извършените към момента разплащани€ между бенефициент–изпълнител и ”правл€ващ орган–бенефициент, дължимите суми, изпълнението на графика на дейностите между ”правл€ващ орган–бенефициент и на графика по възложените дейности между бенефициент–изпълнител.

 ъм въведените данни на всеки от посочените по-горе етапи от проекта могат да се прикачат документи в различен формат, имащи определена връзка с т€х. “ака се създава електронен архив, чи€то структура е свързана с определени етапи от изпълнението на проекта. “ова позвол€ва лесното им намиране и ползване в последствие.

—истемата интуитивно води потребителите последователно от етап към етап и с това улесн€ва т€хната работа. “€ разполага с модул за управлението на задачите между членовете на екипа, работещ по проекта.  ъм всеки от т€х ръководител€т може да насочи задача, да определи срок за нейното изпълнение, както и да провери в какъв срок и в какъв обем т€ е изпълнена.

ѕреди настъпването на срока за изпълнение на определена задача или дейност, системата насочва предупреждаващо известие към изпълнител€, както със запис в системата, така и на неговата лична електронна поща.

—истемата има пълнофункционален модул „ƒеловодство“ чрез който може да организира управлението на изход€щи, вход€щи и вътрешни документи.

ћодул „—правки“ на системата позвол€ва да се изготв€т разнообразни справки по параметри, зададени от потребител€.

» “ инфраструктурата

»нформационната система за управление на проекти е облачно базирана. ѕотребителите реализират достъпа си до не€ по защитен канал, ползвайки н€кои от разпространените браузери. ¬секи потребител има потребителско име и парола.

— потребителското име е свързана информаци€та от ко€ община е конкретни€ потребител, какви права на достъп са му предоставени и по данните на кой/кои проект/и може да работи.

¬с€ка община има сво€ обособена зона за съхранение на данните си в облака. Ќейните служители, които имат съответните права, виждат само проектите на общината.

ѕолзвателите на системата в лицето на общините са освободени изц€ло от ангажимента за осигур€ване и поддържане на хардуер, изчислителен ресурс и дисково пространство, необходими за функционирането на системата. “е н€мат задължение да осигур€ват специализирани лицензирани платформи, върху които работ€т модулите на системата и по поддържането на функционалността на системата и нейното актуализиране при необходимост. ѕолзването на облачна инфраструктура, разположена в специализиран център за данни, в значителна степен гарантира защитата на натрупаната информаци€. ≈динствени€т ангажимент на потребителите е да усво€т работата със системата и да поддържат данните на проектите в не€ в актуално състо€ние.

—дружението консултира безплатно специалистите от общините за работа по проектите, които изпълн€ват и за работа със системата, чрез специалистите на сво€ ќбщински ресурсно-координационен център (ќ– ÷). ѕериодично по за€вка от общините те организират практически курсове за работа със системата в ÷ентъра за обучение на местните власти.

"÷ентрализираната информационна система за управление на проекти подпомага процеса на управление на даден проект, като дава възможност за по-добра организаци€ при управление на докуметооборота. „рез не€ се улесн€ва прослед€ването на изпълнението на отделните етапи на проектите и отчетността на дейностите. »ма възможност да се изготв€т справки и отчети с различни критерии за селекци€, както и да се създават менюта за специфични потребители“, коментира »ва √еоргиева от ќбщина «латица.

ќбучение в учебната зала на ÷ентъра на Ќ—ќ–Ѕ в √ергини.

Oбучение на експерти в община ѕловдив, проведено в една от залите на общината. Ћаптопите са на ÷ентъра за обучение на местните власти на Ќ—ќ–Ѕ, намиращ се в с. √ергини, община √аброво.

Oбучение на експерти в община ѕловдив, проведено в една от залите на общината. Ћаптопите са на ÷ентъра за обучение на местните власти на Ќ—ќ–Ѕ, намиращ се в с. √ергини, община √аброво.

ѕромени на бизнес процесите след реализиране на проекта

„»де€та и целта за създаване на такава система е много добро решение от страна на Ќ—ќ–Ѕ. —истемата подпомага създаването на една много добра организаци€ на различните етапи при изпълнението на проекта и междувременно създава на един много добър електронен архив. ѕри нужда от справка по определен критерии или изработването на отчети, много лесно и бързо може да се изготви нужната информац舓, коментира ћиглена –ашева, младши експерт „ѕѕћ—" в ќбщина “ополовград.

‘ункционалността на системата е в полза като на общинско ниво, така и на национално във връзка с определ€не качеството и нивото на развитие на местните власти.  ато отрицателна бележка посочваме двойното въвеждане, което се налага от експертите в общинска администраци€ в двете различни системи свързани с изпълнението на проекти, а именно работа с »—”Ќ 2020 и паралелно с това и с »—”ѕ”, допълва ћилена янъпова, младши експерт „Ќ–ѕѕ" в ќбщина “ополовград.

ќбучение в учебната зала на ÷ентъра на Ќ—ќ–Ѕ в √ергини.

ќбучение в учебната зала на ÷ентъра на Ќ—ќ–Ѕ в √ергини.

„ѕрограмата е достъпна и лесна за работа, разработена е добре, т€ ти помага и подсеща за предсто€щи задачи, а опита и умени€та от не€ ни помагат и за работа в »—”Ќ“, см€та ÷ветелина Ќиколовска, младши експерт в община —евлиево.

„»—”ѕ съдейства за подобр€ване ефективността на управлението на проекти в общините. —ъздаването на единна електронна база данни за проектната дейност осигур€ва достъп до актуална информаци€ на всички потребители, позвол€ва бързо систематизиране на необходимите данни. —истемата пести време, труд и усили€ за извършване на справки, създава по – добра организаци€ на документооборота, улесн€ва комуникаци€та между служителите, подпомага процеса на управление и изпълнение на проектите“, об€сн€ва ƒаниела Ќеделчева, младши експерт отдел „ѕрограми и проекти“ в община –азград.

ќбщо 18 са регистрираните потребители от ќбщина ¬арна във внедрената електронна система за управление на проекти в общините (»—”ѕ). –азработената по проект „≈-ѕќƒ≈ћ-≈вропейски проект, ќбщински дейности и ≈лектронен ћениджъмънт“ система дава възможност да се прослед€ва от сами€ екип развитието на даден проект, счетоводните дейности, които са изключително важна част от реализаци€та му, а съхран€ването на електронни документи за всеки проект в съответните общини, както и наличието на актуална информаци€, гарантира публичност и прозрачност на работата по европроектите. ƒарената по проекта техника също е от полза за ефективната работа на общините.  ато препоръка бих отправила възможността част от информаци€та, внедрена в »—”ѕ по съответните проекти, да бъде достъпна за общините. ѕо този начин ще може да се обмени опит, относно реализаци€та на съответните проекти, по които работ€т общини“, казва –осица ¬асилева, старши експерт ћѕћ в ƒирекци€ ≈Ќќѕ към ќбщина ¬арна.

Eфект от »“ решението

»нформационната система за управление на проекти по ќѕ предостав€ на специалистите от общините следните важни и полезни инструмента за управлението на изпълн€ваните от т€х проекти, които не са налични в »—”Ќ 2020:

  • ”правление на бизнес процесите при изпълнение на договорите между ”правл€ващ орган – бенефициент и между бенефициент – изпълнител, в това число възлагане на задачи на членове от екипа и прослед€ване на т€хното изпълнение;

  • —ъздаване за общината на електронен архив от документи в различен формат, свързани с проектите, подредени в последователността на етапите през които минава т€хното изпълнение;

  • —ъздаване на оперативна справка за изпълнението на бюджета и графика по договорите между ”правл€ващ орган – бенефициент и между бенефициент – изпълнител;

  • «апазване на истори€та за извършените последователни действи€ по проектите заедно с информаци€ за извършителите;

  • »зпращане на предупреждение до конкретен изпълнител за наближаване срока на определено събитие или за необходимост от конкретно действие.

»нформационната система за управление на проекти е комплексен специализиран инструмент за управление на всички процеси по изпълнение на проекти по оперативни програми на ≈—, предоставен за безплатно ползване на всички общини. —истемата разполага с богата библиотека от данни за оперативните програми и техните структурни елементи, свързаните с т€х индикатори и редица други. “е се избират от падащи менюта, което значително облекчава потребителите в процеса на въвеждане и намал€ва допускането на грешки.

¬ъвеждането на номенклатурите става централизирано без ангажиране на потребителите.

ѕо сво€ замисъл и реализаци€ »—”ѕ е предназначена за едновременно ползване от гол€м брой потребители (в момента от 265 общини и районните администрации в три от т€х). Ќейното облачно базиране позвол€ва достъпа до не€ да става по »нтернет през браузер, без необходимост от инсталиране на локални програмни продукти или настройки на работното м€сто на конкретни€ потребител.

»зпълнението на изисквани€та за защита на данните от злонамерени атаки, за периодично архивиране на данните, създаване на резервни копи€ и други функции по защита на данните се поемат от центъра за данни, инфраструктурата и системите за защита на облака. ѕотребителите са напълно освободени от тези ангажименти.

»нформационната система създава обща за всички потребители база данни за дружества и физически лица, които са изпълнители по проект или кореспонденти по преписки. —лед еднократното въвеждане на техните данните отпада необходимостта от повторното им въвеждане от другите потребители.

»—”ѕ дава възможност на ръководител€ на всеки проект да организира работата на екипа чрез постав€не на задачи и срокове и прослед€ване на изпълнението им. —истемата информира за това съответни€ изпълнител с вътрешен запис и съобщение на неговата електронна поща.

—истемата позвол€ва създаването на електронен архив от документи, свързан към всеки конкретен проект. “ова подпомага организирането на вътрешни€ контрол и подпомага провеждането на външните одити. ѕри напускане на член от екипа, лесно може да се установи каква част от възложената му работа е свършил към момента на напускане.

»—”ѕ дава възможност за оперативно прослед€ване в таблична форма изпълнението на договорените финансови отношени€ и сроковете за изпълнение на заложените дейности в договорите между ”ќ-бенефициент и бенефициент-изпълнител/и. “аблиците могат да се експортират в XLS и CSV формати.

ѕолзвайки въведените данни в системата потребителите могат да получават справки със зададена от т€х структура.

¬ъзвръщаемостта на направените инвестиции

за разработване и внедр€ване на системата е косвена и се реализира при нейните потребители - общините. »зраз€ва се в по-добро управление на процесите за изпълнението на проектите на общините, създаване възможност за ефективен оперативен контрол не само на ниво ”правл€ващ орган–бенефициент, но и при дейностите бенефициент–изпълнител. —ъщевременно наличието на добре структуриран електронен архив от документи, свързани с даден проект, позвол€ва обективно да се провери съответствието между документалните факти и въведените данни по вс€ко време от живота на проекта (текущо изпълнение или времето след неговото приключване). “ова подпомага контрола от страна на ръководството на общината и процеса на одитиране при различните фази от проекта.

ѕотенциал за развитие

»—”ѕ е разработена и внедрена преди да бъде изчистена концепци€та за »—”Ќ 2020. ѕо тази причина, както и поради факта, че до кра€ на 2015 г. »—”Ќ 2020 не предостав€ възможност за обмен на данни с други системи, се налага на този етап определени данни да се въвеждат паралелно в двете системи. “ова създава неудобство за потребителите. Ќаложително е, а това е изискване и от «акона за електронно управление, »—”Ќ 2020 да се отвори комуникационно. “ова е в интерес на потребителите на двете системи тъй като, както е посочено по-горе, »—”ѕ дава допълнителни полезни инструменти в ръцете на изпълнителите на проекти. “ова е едно на направлени€та, но не единственото, за нейното надграждане.

»—”ѕ е гъвкава система както по отношение бро€ на потребителите, така и по отношение на видовете проекти, които могат да се управл€ват през не€.  ъм насто€щи€ момент т€ е достъпна за 300 общински администрации в т.ч. 265 общини и допълнително районните администрации на —толична община, ѕловдив и ¬арна. ¬с€ка община може да включи необходими€ брой специалисти за работа по проектите й без ограничение. ќбсто€телството, че системата е облачно базирана позвол€ва лесно при необходимост да се увеличат изчислителната мощност и дисковото пространство за съхран€ваните данни, без това да ангажира с нещо допълнително потребителите.

—истемата за управление на проекти по ќѕ е внедрена за ползване във всички 265 общини и районните администрации на —толична община, ѕловдив и ¬арна. ѕо за€вка на общините се провеждат периодични обучени€ на общински специалисти за работа с не€.

Ќј…-Ќќ¬» Ќј…-„≈“≈Ќ» ѕ–≈ѕќ–Џ„јЌ»
‘ирмите представ€т
Ѕезпрецедентна производителност в новите супербързи х86 сървъри на FUJITSU

Ѕезпрецедентна производителност в новите супербързи х86 сървъри на FUJITSU

»зключително бързи възможности за обработка на трудоемки и тежки задачи, както и на невъобразими до момента количества данни

—лайдшоу
»Ќ“≈–¬ё
ћартин –айхле: R&M развива бизнеса си с иновативни и качествени решени€ћартин –айхле: R&M развива бизнеса си с иновативни и качествени решени€

2018 г. е най-добрата година за бизнеса на компани€та, разработваща и произвеждаща системи с швейцарско качество вече 55 години, за€ви ћартин –айхле, един от съсобствениците на Reichle& De-Massari (R&M)

ѕ–»Ћќ∆≈Ќ»я
јЌ ≈“ј

 акво мислите за FireFox OS?

»нформаци€ за ¬ас