Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах
IDG  •  PC World  •  Computerworld  •  CIO  •  CFO  •  Networkworld  •  Дискусии  •  Кариерна зона  •  Събития
COMPUTERWORLD | Решения за печат
01 ное
2016
 
 

Защо хартията все още господства в офисите?

4214 прочитания
Страница 1 от 2

Печатането, сканирането и т.н. „хартиени“ операции както и преди продължават да се радват на здравословно съществуване в корпоративните офиси. Наистина, в някои компании се отказват от големите мултифункционални машини. Най-често обаче причината за това е, че служителите не обичат принтерът да е далече от тях, а въпреки това хартията продължава да е част от ежедневния им офисен живот. Това сочат две изследвания, проведени паралелно от компаниите Wakefield Research и InfoTrends. В първото проучване с предимство са събирани данни за малкия и средния бизнес, а във второто е обърнато повече внимание на организацията на трудовия процес.

Проучването на Wakefield Research показва, че 73% от ръководителите в компании с по-малко от 500 служители разпечатват документи минимум четири пъти дневно. От InfoTrends пък са изяснили, че практиката за печатане на инструкции за нови сътрудници, както и на сметки и уведомления все още е много разпространена, особено в „хартиено-ориентираните“ отдели като човешки ресурси, правен и счетоводството.

Източник: Freeimages.com

Прочетете още: Дигитализацията свива бизнеса с принтери, ръст при печатните услуги

Според данните, събрани от InfoTrends дадена компания може да харчи до 27 хиляди долара годишно за системи за управление на документи и за покриване на експлоатационни разходи, печатайки средно по 5 хил. страници на месец.

Тенденции в офиса

Според производители на техника една от най-отличителните тенденции, свързани с печата, е е това, че компаниите преместват принтерите си от специално заделените за тях помещения и от бюрата на служители на места, където тези устройства биха били по-достъпни за ограничени кръгове от сътрудници.

Много организации се отказват от централизираните мултифункционални устройства (МФУ) и локалните принтери, тъй като се оказва, че те са прекалено далече от служителите. Т.е. не става дума за тяхното премахване, а за замяна с по-малки машини, достъпни за по-малки групи от хора.

От InfoTrends отбелязват още, че хартията продължава да играе важна при организацията на работата в офиса: „Хартията в компаниите се използва в рамките на трудови процеси и транзакции, касаещи юридически дейности и изпълнение на вътрешни и външни стандарти. Хартията, разбира се, е примитивен, но и общоприет носител за съхранение на подобна информация“.

Трудовите процеси в съвременния офис се делят на две категории. Първата обединява случаите, когато служителите печатат и сканират в рамките на неструктурирани дейности и при ситуационни бизнес процеси. Пример за това е, че на някого му е необходимо да разпечата квитанция за направени разходи, за преобразуване на разпечатан документ в текст за съвещания или сканиране на отпечатани писма от електронната поща. За такива сценарии може да се използва централизирано МФУ.

Втората категория представлява „транзакционни“, по-структурирани процеси. Например в счетоводството, за нуждите на човешките ресурси или за юридическия отдел. При тях печатането и сканирането са част от ежедневния поток от операции, като сканиране на фактури или печатане на сметки.

Искате на преминете към безхартиен офис? Не бързайте

Още една интересна тенденция: с нарастването на достъпността на онлайн съдържанието се наблюдава и увеличаване на обемите на печатане, сканиране и копиране в офисите. Според анализаторите от Gartner ръстът е обоснован от желанието за получаване на хартиени копия на информация, намирана в интернет.

Днес, по данни на Gartner, служителите печатат средно по 400 страници на месец. В много компании е налице нещо като междинно решение за намаляване на зависимостта на хартия – чрез дигитализизиране и съхранение на документи в онлайн среда. Пълното елиминиране на този традиционен носител и свързаните с него процеси засега е трудна задача.

Хартията е особено удобна за обмен на документи, за предаване на кратки резюмета и т.н., обясняват анализаторите – информацията, особено когато става дума за по-дълъг текст, е по-лесна за четене, когато е напечатана, отколкото когато е изобразена на компютърен екран. Тя се използва навсякъде за договори и други юридически документи, а традиционните поставени на ръка подписи все още са много по-разпространени от цифровите.

Следва: Факсът е жив

1 2
НАЙ-НОВИ НАЙ-ЧЕТЕНИ ПРЕПОРЪЧАНИ

Слайдшоу
ИНТЕРВЮ
Сергей Белоусов, Acronis: Отваряме развоен център в СофияСергей Белоусов, Acronis: Отваряме развоен център в София

Сингапурският специалист в областта на архивирането, възстановяването и защитата на данни създава свой голям инженерингов център в София, в който до 2-3 години трябва да работят над 200 високовалифицирани специалисти. Това обяви главният...

ПРИЛОЖЕНИЯ
АНКЕТА

Какво мислите за FireFox OS?

Информация за Вас