Таня Бъчварова

Данон България е на нашия пазар от 14 години, като през 1993 г Данон Груп и Сердика образуват съвместно дружество, а през 1999 г Данон Груп изкупува държавните акции и компанията се преименува от Данон-Сердика на Данон България. Сега фирмата е лидер на пазара на млечни продукти с 38% пазарен дял. Портфолиото й включва над 40 продукта. Във фирмата работят близо 380 служители. Над 100 млн. лв. са инвестирани досега в съхранение и доставка на мляко, качество, хигиена, производствен процес, дистрибуция и хладилно оборудване, създаване на подходящи условия за работа и обучение на служителите.

При такъв широк обхват на търговската дейност да се поддръжа такава организация на работа, която да дава принос в увеличаване на печалбата и растежа на компанията, е истинско

предизвикателство.

«Да осигурим точното количество продукти, които потребителят иска да купи, в точния срок, на точното място и при минимални разходи, това е основната ни бизнес задача, за чието изпълнение е необходима много добра организация на работата по цялата верига от получаването на заявката до изпълнението й», каза Христиана Новакова, мениджър "Администрация продажби и работа с клиенти". „Във фирмата, разбира се, се ползваха ИТ решения, но ни липсваше съвременна единна информационна система за управление на бизнеса, която да обхваща всички процеси. Необходимо бе да оптимизираме информационните потоци, а с това и да снижим разходите", добави Новакова.

Разходите и на време, и на ресурси биха могли да се снижат в такива възлови места, където например една и съща операция се извършва по няколко пъти от различни служители, тоест където се получава дублиране на действия в отделите. В управлението на складовете и логистиката също назрява необходимостта от оптимизация. Липсата на единна информационна система, която да гарантира актуалност на данните в реално време, се отразява и в получаването на заявките - извършва се еднократен трансфер на пристигналите за деня заявки. Освен това няма как да се осъществява достатъчно добър контрол на постъпленията, тъй като се ползват отделни системи: за обслужване на заявките (въвеждане на заявки, проверка на кредита), склад и логистика (маршрутизиране, изпълняване на заявки, управление на складови документи, фактуриране), финанси и счетоводство). „ Породи се и нуждата от по-детайлни статистически анализи, а нямахме единна база от данни", подчерта Христиана Новакова.

Всички тези проблеми неизбежно водят до необходимостта от радикален подход -

реорганизиране на процесите и структурата

и имплементирането им в единна информационна среда. Така фирма Тонеган внедрява през 2005 г. разработената от нея ERP система, която обхваща целия цикъл Order-to-Cash, тоест всички действия от получаване на една заявка до нейното изплащане, „разпръснати" до този момент между няколко отдела и няколко системи. Заявките могат да се генерират от мястото на продажбата, приемат се, проверяват се, въвеждат се, като същевременно се следи за кредитния лимит на клиента и коректността му в плащанията. Всичко това става в реално време. В реално време се следят и складовите наличности, извършва се разпределяне на заявките по маршрути и се предават към складовете. Следва пренос с електрокар до рампа за товарене на камион, извозване, доставка. Всичко се отчита в системата, доставката се подтвърждава, създават се и се отпечатват необходимите документи, фактури, вкл. се издават кредитни известия. Предвидени са и възможности за управление на върната стока. Улеснено е следенето на плащанията, както и събирането на кредити.

При доставка на мляко от производителите маслеността и качеството му се контролират от специализираните лаборатории в Данон, оборудвани технически и програмно със съвременни измервателни устройства. По време на процеса на обработка на млякото информационната система на Данон следи за качеството на крайния произвеждан продукт.

Сигурността при обмена на информация е от голямо значение за Данон и се осигурява чрез спазването на множество стандарти. Според установените корпоративни правила са организирани антивирусната защита и архивирането на критично важната за бизнеса информация. ERP системата, разработена от Тонеган, включва и модули за мониторинг на производството във фирмата. Друго интересно ИТ решение представлява възможността за

дистанционни поръчки

на клиентите, като информацията се получава в реално време в ERP системата. На практика, след като клиентът се регистрира, неговите данни за поръчка се изпращат чрез GPRS към ERP системата. Основното предимство на дистанционните поръчки е възможността за по-надеждно планиране на производството, респективно те могат да бъдат изпълнявани по-пълно и по-навременно.

Тъй като ERP системата се захранва с данни от всички бизнес процеси в Данон, става възможно осъществяването на

по-голям контрол върху движението на продукцията и капиталите

Бизнес анализите (Business Intelligence) чрез гъвкава система за справки и отчети представляват един от основните „инструменти" при вземането на важни решения за развитието на фирмата, за по-прецизен контрол на ресурсите, за изготвяне на бюджетите, за прогнозиране и т.н. Как е реализирано BI решението?

Както бе описано по-горе, системата за управление на базите от данни (СУБ Тонеган) включва клиентска база от данни, продуктова база от данни, ценови листи, търговски отстъпки, промоции, както и база от данни за складовите наличности. СУБ Тонеган служи за реализиране на data warehouse решение, респ. на система за анализи, базирана на OLAP технология - OLAP Cubes.

Възможни са много видове статистики. Например за всеки търговец, с който фирмата контактува, е налице информация за обема на продадената продукция, за оборота, за броя на визитите и съответно кои от тях са ефективни и т.н. За постоянните клиенти се прави статистика и за отстъпките, и за нивото на обслужване, следят се кредитната история и текущите задължения. Справките и отчетите помагат на търговците в работата им с клиентите, вкл. и за изготвяне на подходящи бонуси. Всъщност контрол и анализ на дейността може да се извършва на всеки етап, например дали има неполучени заявки по график; могат да се извършват корекции в заявени количества, да се следи за изпълнението на графика и, ако има забавяне, системата да съобщава; възможно е да се проследи колко корекции по фактури са извършени и по какви причини, какви са постъпленията за зададен период и много други.

Заключение

Въведената в Данон България инегрирана система за управление на бизнеса обхваща цялата дейност на фирмата. Тя осигурява актуална информация за всяко възлово звено в реално време. Чрез оптимизиране на бизнес процесите отпада дублирането на дейности и се спестяват време и ресурси, елиминират се възможностите за грешки. Автоматично се управляват на сроковете на годност и наличностите, а трансферът на заявки през целия ден се осъществява през целия ден. Чрез системата се правят детайлни статистики за анализ на продажби, разходи и рентабилност.